Phân hệ Quản lý mua hàng trong eAccounting.

ByTamKhoa

Phân hệ Quản lý mua hàng trong eAccounting.

1.Chức năng của phân hệ mua hàng và công nợ phải trả:

  • Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp.
  • Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.
  • Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp.
  • Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ.
  • Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.
  • Cập nhật các chứng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ.
  • Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ.
  • Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho.

2.Hệ thống menu của phân hệ quản lý mua hàng:

  • Cập nhật số liệu
  • Báo cáo hàng nhập mua
  • Sổ kế toán công nợ phải trả
  • Báo cáo quản trị về công nợ phải trả
  • Quản lý danh sách nhà cung cấp

3.Cập nhật chứng từ đầu vào:

Các chứng từ được cập nhật trong phân hệ quản lý mua hàng gồm có:

  • Phiếu nhập mua hàng
  • Phiếu nhập khẩu
  • Phiếu nhập chi phí mua hàng
  • Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
  • Hoá đơn mua dịch vụ: hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền điện thoại… trong trường hợp hạch toán qua công nợ phải trả (TK 331)
  • Phiếu thanh toán tạm ứng: trong trường hợp nhập thanh toán tạm ứng mua hàng hóa, vật tư nếu nhập cả phiếu nhập mua và phiếu thanh toán tạm ứng thì phải khai báo TK 141 là tài khoản khử trùng

Các thông tin của phiếu nhập mua hàng và phiếu nhập khẩu:

  • Mã khách
  • Tên khách
  • Địa chỉ
  • MST
  • Người giao hàng
  • Số dư
  • Diễn giải
  • Ghi có TK
  • Số phiếu nhập
  • Ngày hạch toán
  • Ngày lập phiếu nhập
  • Mã ngoại tệ
  • Tỷ giá
  • Ký hiệu hóa đơn
  • Số hoá đơn GTGT (của nhà cung cấp)
  • Ngày hoá đơn GTGT
  • Nhóm hàng hóa, dịch vụ
  • Thuế suất
  • Chi phí có tính thuế
  • Hạn TT

Đối với phiếu nhập khẩu thì ngoài các thông tin trên còn thêm các thông tin về tài khoản thuế nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, tài khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Phần chi tiết các mặt hàng:

  • Mã vật tư
  • Tên vật tư
  • Đơn vị tính
  • Mã kho
  • Số lượng nhập
  • Đơn giá nhập
  • Thành tiền
  • Tài khoản nợ
Đọc thêm  27 ĐIỀU KẾ TOÁN ÍT QUAN TÂM NHƯNG LẠI VÔ CÙNG QUAN TRỌNG

Phần thông tin chi phí mua hàng:

  • Mã vật tư
  • Tên vật tư
  • Đơn vị tính
  • Tiền hàng
  • Chi phí
  • Tài khoản nợ

Các thông tin về nhập thuế giá trị gia tăng đầu vào:

  • Loại thuế
  • Ký hiệu mẫu hóa đơn
  • Ký hiệu hóa đơn
  • Số hoá đơn GTGT
  • Ngày hoá đơn GTGT
  • Mã nhà cung cấp
  • Tên nhà cung cấp
  • Địa chỉ
  • Mã số thuế
  • Mã kho
  • Hàng hoá, dịch vụ
  • Tiền hàng
  • Thuế suất
  • Tiền thuế
  • Tài khoản thuế
  • Ghi chú

Các lưu ý khi cập nhật phiếu nhập mua hàng và phiếu nhập khẩu:

  • Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.
  • Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả tiền thuế.
  • Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Khi này khi nhập hàng về trong kỳ mà chưa có hoá đơn của nhà cung cấp thì phải tạo ra một kho tạm thời để nhập kho. Khi có hoá đơn của nhà cung cấp thì làm phiếu xuất kho từ kho tạm và làm phiếu nhập vào kho chính thức. Việc nhập xuất kho ở kho tạm được thực hiện ở phần quản lý hàng tồn kho. Để việc nhập xuất ở kho tạm không làm ảnh hưởng đến hạch toán thì ở phần tài khoản đối ứng phải nhập tài khoản là tài khoản kho.

4.Cập nhật phiếu nhập chi phí mua hàng:

Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng.

  • Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.
  • Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua. Trước tiên ta nhập tổng chi phí mua hàng. Tiếp theo chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.
  • Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua. Khi này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho từng mặt hàng.
  • Chi phí mua hàng được nhập ở phần “Phiếu nhập chi phí mua hàng”. Khi này ta phải chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn. Việc cập nhật riêng ở menu “Phiếu nhập chi phí mua hàng” áp dụng trong trường hợp hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, khi ta phải chỉ rõ phiếu xuất kho được lấy ở phiếu nhập nào để có thể tính được giá. Tuy nhiên các phương pháp còn lại cũng có thể sử dụng phiếu này để cập nhật chi phí mua hàng.
Đọc thêm  Cách viết CV xin việc kế toán hiệu quả và ấn tượng

5.Cập nhật phiếu xuất trả lại nhà cung cấp:

  • Khi trả lại hàng đã mua cho nhà cung cấp thì số liệu được nhập tại menu “Quản lý mua hàng/ Cập nhật số liệu/ Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp”.
  • Doanh số và số tiền thuế GTGT được cập nhật trên bảng kê thuế GTGT đầu ra. Số hóa đơn là số hóa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.

6.Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ:

Việc cập nhật hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí.

7.Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng:

Phiếu thanh toán tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ có liên quan đến việc nhân viên thanh toán các khoản tạm ứng trước đó. Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh toán cho các chi phí.

8.Báo cáo hàng nhập mua:

Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có:

  • Bảng kê phiếu nhập
  • Bảng kê hóa đơn dịch vụ
  • Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp
  • Bảng kê phiếu nhập nhóm theo vụ việc
  • Bảng kê phiếu nhập của một vật tư
  • Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập
  • Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng
  • Tổng hợp hàng nhập mua
  • Báo cáo giá trị hàng theo k/h, v/v, mã nx
  • Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu
  • Sổ nhật ký mua hàng
Đọc thêm  THỦ TỤC KHAI THUẾ BAN ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP

9.Báo cáo công nợ phải trả:

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:

  • Sổ chi tiết thanh toán với người bán
  • Sổ chi tiết thanh toán với người bán (lên tất cả NB)
  • Sổ tổng hợp công nợ chữ T của 1 khách hàng
  • Bảng cân đối phát sinh công nợ của một tài khoản
  • Bảng cân đối phát sinh công nợ trên nhiều tài khoản
  • Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ
  • Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ
  • Sổ chi tiết của một tài khoản
  • Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
  • Bảng đối chiếu công nợ

10.Báo cáo quản trị về công nợ phải trả:

Các báo cáo liên quan đến quản trị công nợ phải trả gồm có:

  • Hỏi số dư của một khách hàng
  • Bảng kê công nợ phải trả theo hoá đơn
  • Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hoá đơn
  • Bảng kê công nợ của các hoá đơn theo hạn thanh toán
  • Sổ nhật ký chi trả tiền mua hàng
  • Bảng kê chứng từ
  • Bảng kê chứng từ theo k/h, tiểu hoản và TK đối ứng
  • Tổng hợp phát sinh theo k/h, tiểu khoản và TK đối ứng

11.Báo cáo thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào:

Bảng kê hóa đơn thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào được lên ở phân hệ “Báo cáo thuế”.

Phầm mềm kế toán eAccounting

About the author

TamKhoa administrator