Kế toán tài chính trong doanh nghiệp là công việc vô cùng cần thiết và quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát, quản lý các nguồn lực, tài sản và đo lường kết quả hoạt động kinh doanh từ đó đưa ra những kế hoạch, chiến lược điều chỉnh kịp thời, hợp lý nhằm tối đa hoá lợi nhuận.
Việc lưu giữ và học hỏi một số mẹo có thể giúp công việc kế toán trở nên có hệ thống, dễ dàng và đơn giản hơn phần nào. Nhờ vậy giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, tăng tốc độ và hiệu quả làm việc của kế toán viên.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
1. Tách biệt tài khoản cá nhân và doanh nghiệp
Việc tách biệt tài khoản cá nhân và doanh nghiệp trong lĩnh vực kế toán là cực kỳ quan trọng và mang lại nhiều lợi ích đối với cả cá nhân và doanh nghiệp.
Trước hết, việc này giúp duy trì tính minh bạch và tính chính xác trong quản lý tài chính. Bằng cách tách biệt, người ta có khả năng theo dõi và đánh giá rõ ràng về nguồn thu nhập và chi tiêu của cả cá nhân và doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Tách biệt tài khoản còn giúp phòng tránh rủi ro pháp lý và tuân thủ các quy định về thuế. Việc này giúp đảm bảo rằng các khoản thuế được tính đúng mức và ngăn chặn khả năng nhầm lẫn giữa thu nhập cá nhân và thu nhập doanh nghiệp. Đồng thời nó làm giảm đáng kể các công việc phân loại và đối chiếu giao dịch giữa các tài khoản mà kế toán cần thực hiện, từ đó giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc.
2. Giữ lại tất cả hồ sơ hoá đơn và biên lai
Các cơ quan kiểm toán, thuế và các tổ chức quản lý yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ theo các quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ kế toán. Việc giữ lại tất cả các hoá đơn và biên lai giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý và thuế.
Việc giữ lại tất cả hồ sơ, hoá đơn và biên lai là quan trọng trong lĩnh vực kế toán vì nó giúp đảm bảo việc có đủ thông tin để thực hiện các công việc quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật. Việc này không chỉ giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi các vấn đề pháp lý và tài chính không mong muốn. Đồng thời, nó giúp xây dựng tính minh bạch trong quá trình quản lý kế toán của doanh nghiệp.
3. Sắp xếp tài liệu, đảm bảo hồ sơ lưu trữ được gọn gàng và ngăn nắp
Hồ sơ, tài liệu kế toán được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp sẽ mang đến rất nhiều ý nghĩa quan trọng cho công việc của kế toán, một số lợi ích nổi bật của việc sắp xếp tài liệu gọn gàng, ngăn nắp như sau:
- Dễ dàng tra cứu và thao tác: Hồ sơ ngăn nắp giúp tăng cường khả năng tra cứu và thao tác của kế toán. Khi mọi thông tin được tổ chức rõ ràng, người kế toán có thể dễ dàng tìm kiếm và xử lý các dữ liệu một cách nhanh chóng.
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu: Tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống giúp làm giảm đáng kể thời gian tìm kiếm, tra cứu thông tin, tài liệu đặc biệt là với công việc đặc thù thường phải lưu trữ nhiều tài liệu như kế toán.
- Phòng tránh rủi ro mất mát: Hồ sơ được bảo quản ngăn nắp giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin. Các tài liệu quan trọng sẽ không bị thất lạc hoặc hỏng hóc, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp khỏi các vấn đề pháp lý và tài chính không mong muốn.
4. Đặt lịch nhắc thời hạn nộp thuế
Đảm bảo nộp thuế đầy đủ và đúng thời hạn là trách nghiệm và nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp cần thực hiện để không vi phạm phải các vấn đề về pháp lý và tuân thủ pháp luật.
Do đó, các kế toán viên và doanh nghiệp cần phải đặt lịch nhắc nhở thời hạn nộp các loại thuế định kỳ hàng tháng, quý, năm cũng như ghi chú lại những thời điểm cần thực hiện lập và nộp các báo cáo đầy đủ theo quy định của pháp luật.
5. Đặt lịch nhắc thời hạn nộp thuế
Đảm bảo nộp thuế đầy đủ và đúng thời hạn là trách nghiệm và nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp cần thực hiện để không vi phạm phải các vấn đề về pháp lý và tuân thủ pháp luật.
Do đó, các kế toán viên và doanh nghiệp cần phải đặt lịch nhắc nhở thời hạn nộp các loại thuế định kỳ hàng tháng, quý, năm cũng như ghi chú lại những thời điểm cần thực hiện lập và nộp các báo cáo đầy đủ theo quy định của pháp luật.
6. Sử dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
Hiện nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, rất nhiều phần mềm kế toán được tạo ra nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán trở nên đơn giản, tiện lợi và dễ dàng hơn, giảm bớt được nhiều thao tác thủ công, tiết kiệm vô số thời gian cho kế toán viên nhưng vẫn đảm bảo được tính chính xác cao.
Không chỉ kế toán viên, ngay cả chủ doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ kế toán này để phục vụ cho việc theo dõi, kiểm soát và quản lý các nguồn lực kinh tế. Từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, kinh doanh và quản trị doanh nghiệp.
Ngoài ra, phần mềm thường tích hợp các cập nhật pháp luật và thuế mới nhất, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và giảm rủi ro pháp lý. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo nên một hệ thống quản lý tài chính hiệu quả và linh hoạt.
Giới thiệu phần mềm kế toán Boro eAccounting
Trên thị trường hiện đang có rất nhiều loại phần mềm kế toán khác nhau, mỗi loại đều có những thế mạnh riêng cũng như phù hợp với các loại hình kinh doanh và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Vậy nên việc chọn phần mềm nào cho phù hợp với điều kiện kinh tế, tài chính nhưng vẫn đảm bảo có thể mang đến hiệu quả cao trong công tác kế toán vẫn luôn là một câu hỏi khó trả lời với nhiều doanh nghiệp.
Vì vậy, chúng tôi ở đây để mang đến cho bạn câu trả lời tối ưu có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của bạn. Phần mềm kế toán Boro eAccounting sẽ là lựa chọn hoàn hảo dành cho doanh nghiệp của bạn. Chỉ với 1 click chuột, phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán, kết chuyển và phân bổ toàn bộ số liệu cuối kỳ.
Tương thích với hầu hết các loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh. Phần mềm kế toán Boro eAccounting đáp ứng đầy đủ các tính năng về kế toán và quản lý, liên tục cập nhật các thông tư, quy định mới nhất của pháp luật về chế độ kế toán, tích hợp các loại báo cáo, tờ khai, hệ thống quản lý giúp theo dõi và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Sử dụng phần mềm kế toán Boro eAccounting giúp bạn giảm đến 80% công tác nhập liệu thủ công nhờ tính năng tự động lấy dữ liệu từ file có sẵn, tự động tính toán, xử lý các số liệu giúp tiết kiệm đến 90% thời gian làm việc cho kế toán từ đó góp phần giúp nâng cao hiệu quả quản lý, quản trị và kinh doanh của doanh nghiệp. Chắc chắn sẽ là lựa chọn tuyệt vời dành cho mọi doanh nghiệp.
7. Thực hiện kiểm tra định kỳ
Quá trình kiểm tra định kỳ trong lĩnh vực kế toán là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch, và hiệu quả trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp.
Quá trình kiểm tra này giúp phát hiện lỗi và rủi ro, ngăn chặn vấn đề trước khi nó trở nên lớn và gây ảnh hưởng đáng kể đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đây là công đoạn cần thiết để bảo vệ tài sản, nguồn lực và chi phí đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và thuế. Những sai sót hay thiếu sót trong quá trình ghi chép thông tin tài chính có thể được phát hiện và khắc phục, từ đó giảm nguy cơ xuất hiện thông tin không chính xác.
8. Thành thạo tin học văn phòng (word, excel)
Tin học văn phòng là yếu tố cơ bản mà một kế toán viên cần đáp ứng và hầu hết các doanh nghiệp khi tuyển dụng kế toán đều thêm yêu cầu thành thạo tin học văn phòng vào bảng mô tả công việc.
Thành thạo tin học văn phòng cũng có thể là yếu tố không được ưu tiên bằng chuyên môn ở nhiều doanh nghiệp nhưng việc thành thạo tin học văn phòng có thể giúp giảm bớt được nhiều thời gian làm việc trong lĩnh vực kế toán, tổ chức làm việc có hệ thống và dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, các kế toán viên thành thạo tin học văn phòng sẽ có nhiều cơ hội việc làm hơn so với các kế toán viên có chuyên môn, kinh nghiệm tương đương nhưng không có kỹ năng tin học.
9. Lưu Trữ An Toàn Dữ Liệu
Việc duy trì bản sao lưu và lưu trữ an toàn giúp ngăn chặn rủi ro mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật, thảm hoạ tự nhiên, hoặc lỗi người dùng. Điều này đặc biệt quan trọng để giữ cho dữ liệu kế toán không bị hỏng hóc hay không thể khôi phục được.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ an toàn giúp đảm bảo rằng thông tin tài chính không bị rơi vào tay người không có thẩm quyền hoặc vi phạm các quy định về bảo mật thông tin. Thông tin là yếu tố liên quan đến sự tồn vong của doanh nghiệp, lưu trữ an toàn dữ liệu nhằm đảm bảo các thông tin mang tính cạnh tranh không bị rơi vào tay đối thủ hoặc những người có ý đồ không chính đáng.
10. Không ngừng trau dồi và học hỏi
Sự không ngừng trau dồi và học hỏi là chìa khóa quan trọng trong 10 tips kế toán hiệu quả để kế toán không chỉ duy trì mà còn phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và đầy thách thức. Sự học hỏi liên tục giúp kế toán không chỉ vượt qua những thách thức mà còn nhận diện và tận dụng cơ hội để phát triển sự nghiệp.
Bởi vì luật pháp và chính sách thuế thường xuyên thay đổi để phản ánh sự phức tạp của môi trường kinh doanh. Do đó, kế toán cần duy trì sự hiểu biết vững về các biến động này để đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro pháp lý.
Sự tiến triển trong công nghệ đồng nghĩa với việc xuất hiện các công cụ và phần mềm mới trong lĩnh vực kế toán. Việc học hỏi và áp dụng những công nghệ mới giúp kế toán nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót.
Kết luận
Trên đây là 10 tips kế toán hiệu quả mà các kế toán viên và doanh nghiệp nào cũng cần biết. Ngoài những kiến thức chuyên môn và những gì được dạy trên trường lớp, chúng tôi đã mang đến cho bạn những mẹo được đúc kết bởi các kế toán lành nghề, có thâm niên, kinh nghiệm đi làm nhiều năm. Đó đều là những kinh nghiệm thực tế, những mẹo và kiến thức mà trường, lớp sẽ không dạy bạn. Hoặc bạn có thể tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán để xem và cùng học hỏi thêm nhiều tài liệu, kiến thức kế toán hay nhé.
Đồng thời, việc cập nhật các xu hướng, công nghệ mới cũng cần thiết trong lĩnh vực kế toán. Bằng cách áp dụng các phần mềm kế toán vào quy trình làm việc sẽ thúc đẩy hiệu quả làm việc của kế toán viên, giúp giảm thiểu nhiều rủi ro, sai sót, tiết kiệm chi phí và quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.
