CHÚ Ý NHỮNG SAI SÓT XẢY RA TRONG CÁC KỲ QUYẾT TOÁN THUẾ

1. Về các khoản chi phí.

1.1. Các khoản chi dịch vụ ăn uống tiếp khách.
Các lỗi về hóa đơn dịch vụ ăn uống tiếp khách.

  • Tên hàng hóa, dịch vụ: “Tiếp khách”. Theo quy định tại Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh thì không có ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có Dịch vụ ăn uống (Đa phần các Hóa đơn bán hàng thông thường của Hộ kinh doanh mắc các lỗi này)
  • Các hóa đơn có ghi Tên hàng hóa, dịch vụ là: Dịch vụ ăn uống hoặc Ăn uống tiếp khách, Cơm tiếp khách…thì chỉ ghi chung chung, không đính kèm Bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống.
    Theo các công văn hướng dẫn của chi cục thuế, cục thuế thì “ Các chi phí tiếp khách trong hóa đơn phải ghi rõ: Mặt hàng: Dịch vụ ăn uống và kèm theo bảng kê các món ăn, đồ uống…(theo Quy định về Các chỉ tiêu trong hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ, các trường hợp xuất hóa đơn kèm Bảng kê và Thông tư số 219/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định chi tiết về thuế GTGT (điều kiện khấu trừ thuế); Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định chi tiết về thuế Thu nhập doanh nghiệp (điều kiện ghi nhận Chi phí được trừ)). Do vậy, các hóa đơn chưa thực hiện đúng quy định sẽ rủi ro cao về thuế.

1.2. Chi phí xăng xe.
Chi phí được trừ và kê khai khấu trừ thuế VAT đầu vào của các hóa đơn xăng xe khá nhiều gây mất hợp lý. Để tránh các rủi ro bị loại thuế GTGT khi Cơ quan thuế thanh kiểm tra, doanh nghiệp cần xây dựng Nhật trình xe phục vụ, ghi rõ quãng đường đi đến, chỉ số công tơ mét, tình trạng xe, nhiên liệu, …để quản lý chi phí.

1.3. Các khoản chi hội nghị khách hàng phân bổ ghi nhận vào Chi phí trả trước và phân bổ.
Cơ quan thuế chỉ chấp nhận các khoản chi này khi có đầy đủ các hồ sơ sau:

  • Kế hoạch thực hiện hội nghị khách hàng được cấp thẩm quyền phê duyệt ( Dự trù kinh phí, số lượng khách mời, mục đích thực hiện…)
  • Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán (nêu rõ kinh phí, địa điểm, thời gian thực hiện)
  • Danh sách khách mời, thông tin của khách mời.
  • Các hình ảnh, video…chứng minh.

1.4. Chi phí lương của Chủ sở hữu Công ty TNHH 1 thành viên do cá nhân làm chủ.
Trích: Tại tiết d, điểm 2.5, khoản 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 02/08/2014, áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN năm 2014 trở đi và thay thế cho Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012, hướng dẫn các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:
“d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.”
Tuy nhiên, kế toán đơn vị vẫn ghi nhận Chi phí tiền lương của Chủ sở hữu Công ty vào Chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN phải nộp. Khoản chi này sẽ bị truy thu và tính tiền chậm nộp khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.

2. Về tài sản cố định.

2.1. Về phân loại và trích khấu hao tài sản cố định.

Việc phân loại TSCĐ chưa đúng với bản chất của loại tài sản

  • TK 21112: máy móc thiết bị chỉ dùng cho các doanh nghiệp sản xuất..
  • Với các loại máy văn phòng nên đưa vào TK 21114 (Thiết bị văn phòng).
  • Các tài sản cố định đưa vào tài khoản 2111 lung tung không theo nguyên tắc, không theo trình tự.
  • Việc trích khấu hao TSCĐ không đúng khung thời gian theo quy định.

2.2. Các bút toán phân bổ CCDC, trích khấu hao TSCĐ.

  • Kế toán đơn vị thực hiện không nhất quán, không liên tục, có tháng phân bổ và trích khấu hao, có tháng không thực hiện
    => Gây sai sót về mặt kế toán và ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp.

3. Bút toán kết chuyển thuế GTGT cuối kỳ.

  • Các doanh nghiệp thường thực hiện bút toán kết chuyển thuế GTGT vào thời điểm cuối năm tài chính
    => Tuy nhiên, Doanh nghiệp nên thực hiện Bút toán kết chuyển thuế GTGT tương ứng với kỳ khai thuế GTGT ( theo tháng hoặc theo quý).

4. Về vấn đề hóa đơn.

4.1. Các hóa đơn cước vận chuyển.

Khi cơ quan thuế thanh kiểm tra, các đơn vị kế toán không xuất trình được các Hợp đồng vận chuyển, Bảng kê cước vận chuyển để chứng minh các khoản chi phí cước vận chuyển là khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động SXKD, chứng minh cung đường đi – đến, số lượng hàng hóa vận chuyển…thì các hóa đơn này sẽ bị loại thuế GTGT, truy thu thuế TNDN
=> Doanh nghiệp, cần rà soát, bổ sung các giấy tờ trên để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp.

4.2. Lưu trữ hóa đơn đầu ra.

  • Hóa đơn nên được đánh theo số thự tự cuốn. Nếu là hóa đơn đặt in thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, ta tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn. Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2018 – 31/01/2018, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn. Khi cần tìm số nào, ngày nào là có ngay khỏi phải lật bên trong.
  • Hóa đơn hủy: Trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy, thì ta liệt kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay. Rồi tạo một file Excel luôn, file Excel này ta sẽ quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh. Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay, dù là mấy chục cuốn hay kiểm tra từ năm nảo năm nao cũng ko sợ.
  • Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì phải dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau nó luôn.

4.3. Lưu trữ hóa đơn đầu vào.

  • Hóa đơn đầu vào phải đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT. Khi tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Đục lỗ luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là một tháng hay một quý tùy vào số lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào luôn. Quý nào có tờ khai quý đó.
  • In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế luôn.

4.4. Đối với các hóa đơn trên 20 triệu.

Hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản. Khi thanh toán các hóa đơn này, phải photo thêm ủy nhiệm chi thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng được. Cần lưu trữ cẩn thận, để cơ quan
thuế kiểm tra có ủy nhiệm chi thanh toán để khấu trừ thuế VAT.

4.5. Với các hóa đơn mua hàng hóa kèm Bảng kê.

Cần kiểm tra đầy đủ các chỉ tiêu trên Bảng kê theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định chi tiết về hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ để tránh trường hợp Bảng kê không có dấu của bên bán (HĐ 0152 – 09/01/13), không có thông tin đơn vị bán hàng, mua hàng, các chỉ tiêu Người bán hàng, Người mua hàng, Thủ trưởng đơn vị…

5. Về nguồn vốn kinh doanh.

5.1. Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh, thủ tục tăng vốn điều lệ.

Đối với việc tăng vốn của công ty theo Luật doanh nghiệp, Luật chứng khoán thì đơn vị phải tiến hành: thủ tục tăng vốn điều lệ đối với công ty cổ phần (Nghị định 43/2010/NĐ-CP), đăng ký/ báo cáo kết quả chào bán cổ phiếu riêng lẻ đối với công ty cổ phần chưa phải là công ty đại chúng gửi Sở kế hoạch và Đầu tư.

5.2. Nghiệp vụ góp vốn liên doanh/ đầu tư vào đơn vị khác

Về nghiệp vụ thu lại vốn góp liên doanh/ đầu tư vào đơn vị khác và không phản ánh lãi/ lỗ từ hoạt động đầu tư. Thông thường khi kiểm tra, quyết toán thuế, cán bộ thuế sẽ yêu cầu cung cấp: Văn bản chấp thuận của Đại hội đồng cổ đồng/ Hội đồng quản trị về việc góp vốn liên doanh/ đầu tư; Biên bản liên doanh; Biên bản hoàn trả vốn đầu tư; Lợi nhuận thu được từ hoạt đồng Liên doanh/ đầu tư.

6. So sánh tỷ lệ giá vốn hàng hóa/ Doanh thu các năm.

  • So sánh tỷ lệ giá vốn hàng bán/ doanh thu các năm thì tỷ lệ giá vốn hang bán dao động từ 96% – 99,2%. Đối với doanh nghiệp thương mại thì tỷ lệ Giá vốn hàng bán/ Doanh thu của đơn vị bất hợp lý.
  • Ngoài ra, kế toán đơn vị chưa ghi nhận đúng giá hàng hóa nhập kho dẫn đến giá vốn hàng bán sai. Nếu kế toán đơn vị hạch toán đúng giá nhập xuất kho (ngoài sai sót ghi nhận các chi phí nhập mua hàng hóa) thì tỷ lệ giá vốn hàng bán/ doanh thu của đơn vị có thể > 100%.
  • Trong trường hợp: Giá vốn hàng bán của đơn vị lớn hơn hoặc bằng doanh thu. Khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh quyết toán có thể ấn định giá trên cơ sở giá giao dịch thông thường trên thị trường (Điểm 1 Mục I Thông tư 69/2002/TT-BTC ngày 16/08/2002 ( trước 07/05/2010) Khoản 2 Điều 4 Thông tư 71/2010/TT_BTC ngày 07/05/2010 (thay thế Thông tư 69/2002/TT-BTC) hoặc Công văn số 2900/TCT-CS ngày 18/08/2011).
  • Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có doanh thu lớn, giá vốn hàng bán chiếm tỷ lệ cao, lỗ kéo dài..cơ quan thuế thường nghi ngờ doanh nghiệp có hành vi gian lận thuế, trốn thuế và có thể bị xử phạt truy thu 1 – 3 lần ( Điều 107, 108 Luật Quản lý thuế).

7. Hạch toán kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước sang năm nay vào ngày đầu năm tài chính.

  • Tài khoản 421: Lợi nhuận chưa phân phối được phân ra 02 tài khoản chi tiết:
    • TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước và
    • TK 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
  • Về nguyên tắc hạch toán: Tại ngày đầu năm tài chính kế toán cần kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước sang LN chưa phân phối năm này bằng bút toán:
    N 4212/ C 4211: nếu lãi hoặc N 4211/ C 4212: nếu lỗ.
    ( Giả sử năm trước lãi và lãi lũy kế thì số dư cuối năm trước thể hiện ở bên Có TK 4212, sang tài chính tiếp theo hạch toán N 4212/ C 4211: để chuyển lãi năm nay sang năm trước nhằm tách lợi nhuận từng năm và số dư Nợ hoặc Có cuối kỳ tài khoản 4212 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản chỉ thể hiện lợi nhuận của năm hiện hành)
  • Mục đích của việc hạch toán bút toán này ngoài việc đúng bản chất, hướng dẫn theo chế độ kế toán còn giúp người đọc báo cáo tài chính nhìn rõ lợi nhuận năm nay là bao nhiêu, năm trước là bao nhiêu..

Nguồn: HoaBanTrắng