Trong thời đại công nghệ ngày nay, việc quản lý thuế trở nên linh hoạt và thuận tiện hơn nhờ vào ứng dụng các hệ thống hoàn thuế điện tử. Điều quan trọng nhất trong quá trình này chính là điều kiện và quy trình tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế điện tử. Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định trong quá trình nộp hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và đúng đắn của quy trình kế toán. Hãy cùng Tam Khoa khám phá chi tiết về điều kiện và quy trình này để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi tối đa từ ưu điểm của hệ thống hoàn thuế điện tử hiện đại.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Điều kiện để hồ sơ hoàn thuế được tiếp nhận
Căn cứ tại khoản 1 Điều 7 Quyết định 679/QĐ-TCT năm 2023 quy định như sau:
Hồ sơ đề nghị hoàn thuế đủ điều kiện tiếp nhận bao gồm:
- Hồ sơ đề nghị hoàn phải thuộc một trong các loại hồ sơ hoàn thuế tương ứng với từng trường hợp hoàn thuế theo quy định.
- Hồ sơ đề nghị hoàn phải lập đúng, đủ thành phần hồ sơ tương ứng với từng loại hồ sơ hoàn thuế theo quy định.
- Hồ sơ được người nộp thuế ký điện tử đúng quy định.
Quy trình tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế điện tử
Căn cứ tại khoản 1 Điều 7 Quyết định 679/QĐ-TCT năm 2023 quy định như sau:
Hồ sơ đề nghị hoàn thuế đủ điều kiện tiếp nhận
– Hồ sơ đề nghị hoàn phải thuộc một trong các loại hồ sơ hoàn thuế tương ứng với từng trường hợp hoàn thuế theo quy định.
– Hồ sơ đề nghị hoàn phải lập đúng, đủ thành phần hồ sơ tương ứng với từng loại hồ sơ hoàn thuế theo quy định.
– Hồ sơ được người nộp thuế ký điện tử đúng quy định.
Quy trình tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế điện tử
Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Quyết định 679/QĐ-TCT năm 2023 thì Quy trình tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế điện tử thực hiện như sau:
Bước 1: Cổng thông tin điện tử (TTĐT) Tổng cục Thuế tự động kiểm tra hồ sơ do NNT kê khai trực tuyến trên Cổng TTĐT gửi đến trước khi tiếp nhận hồ sơ.
Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế tự động tạo Thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế gửi NNT chậm nhất không quá 15 phút kể từ thời điểm nhận được hồ sơ của NNT. Cụ thể:
– Trường hợp hồ sơ đề nghị hoàn thuế của NNT chưa đủ điều kiện tiếp nhận:
+ Tự động tạo Thông báo về việc không tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế (mẫu số 01/TB-HT Thông tư 80/2021/TT-BTC) gửi cho NNT.
– Trường hợp hồ sơ đề nghị hoàn thuế đủ điều kiện tiếp nhận:
+ Tự động tạo Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế (mẫu số 01/TB-HT Thông tư 80/2021/TT-BTC) gửi cho NNT; đồng thời, Cổng TTĐT Tổng cục Thuế tự động chuyển hồ sơ vào phân hệ QHS (tương ứng với Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ).
Bước 3: Phân công và chuyển hồ sơ đã tiếp nhận cho bộ phận phân loại hồ sơ hoàn thuế
Phân hệ QHS tự động cập nhật bộ phận phân loại hồ sơ hoàn thuế theo hướng dẫn tại Danh mục 3 Phụ lục số II ban hành kèm theo Quy trình hoàn thuế và chuyển hồ sơ đã nhận bằng phương thức điện tử vào Phân hệ hoàn thuế ngay sau khi ghi sổ nhận hồ sơ.
Nhận biết trạng thái và nguyên tắc chuyển trạng thái giải quyết hồ sơ hoàn thuế như thế nào?
Theo hướng dẫn tại Danh mục 2.2 ban hanh kèm theo Quyết định 679/QĐ-TCT năm 2023 nhằm nhận biết trạng thái cũng như nguyên tắc chuyển trạng thái giải quyết hồ sơ hoàn thuế như sau:
| Mã trạng thái | Tên trạng thái | Ghi chú |
| 5 | Đề nghị hoàn | HSHT đã được nhập nhận vào hệ thống TMS thành công, CBT thực hiện phân loại, giải quyết HSHT |
| 0 | Đề xuất hoàn | HSHT đã tạo đề xuất hoàn |
| 7 | Đã hủy đề nghị/đề xuất hoàn | HSHT đã hủy đề nghị/đề xuất hoàn |
| 7A | Đã hủy đề nghị/đề xuất hoàn theo VB đề nghị hủy của NNT | HSHT CQT đã ban hành thông báo chấp nhận văn bản đề nghị hủy HSHT của NNT |
| 3 | Từ chối hoàn | CQT đã thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế |
| 3A | Không chấp nhận đề nghị hoàn | HSHT CQT đã ban hành thông báo không chấp nhận đề nghị hoàn mẫu số 02/TB-HT (Ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) |
| 11 | Đã thẩm định hồ sơ hoàn thuế | HSHT đã có kết quả phê duyệt thẩm định |
| 13 | Đã phê duyệt quyết định hoàn | HSHT đã được lãnh đạo CQT phê duyệt quyết định hoàn/quyết định hoàn kiêm bù trừ mẫu số 01/QĐHT và 02/QĐHT (Ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) |
| 2 | Đã hạch toán QĐ hoàn | HSHT CQT đã thực hiện hạch toán quyết định hoàn |
| 4 | Hạch toán quyết định hoàn chưa hoàn tất | HSHT trong quá trình hạch toán chưa hoàn tất |
| 1 | Đã hủy quyết định hoàn thuế | HSHT đã hủy quyết định hoàn thuế |
| 8 | Hủy quyết định hoàn không thành công | HSHT trong quá trình hạch toán hủy quyết định hoàn chưa thành công |
| 15 | Tạo lệnh hoàn | HSHT đã tạo lệnh hoàn |
| 16 | Hủy tạo lệnh hoàn | HSHT đã hủy tạo lệnh hoàn |
| 17 | Lệnh hoàn đã chuyển KB chi hoàn | HSHT đã ban hành lệnh hoàn và chuyển lệnh hoàn sang KBNN chi hoàn |
| 6 | Đã hạch toán lệnh hoàn | HSHT đã được KBNN chi hoàn, CQT đã nhận được chứng từ hoàn và hạch toán lệnh hoàn |
| 6A | Đã hạch toán một phần lệnh hoàn | HSHT có lệnh hoàn đã có thông tin chi hoàn từ KBNN 1 phần với trường hợp 01 Quyết định nhiều lệnh hoàn |
| 10 | Hạch toán lệnh hoàn không thành công | HSHT đã được KBNN chi hoàn, CQT đã nhận được chứng từ hoàn và hạch toán lệnh hoàn nhưng trong quá trình hạch toán không sinh đủ giao dịch, không bù trừ … |
| 9 | Hủy liên lệnh hoàn không thành công | HSHT bị KBNN từ chối sau khi KBNN đã hạch toán chi nhưng không chi hoàn thành công được cho NNT do sai thông tin tài khoản ngân hàng, tên chủ tài khoản … CQT thực hiện hủy lệnh hoàn, nhưng trong quá trình hạch toán hủy không hủy hết giao dịch… |
| Đang chờ giải trình bổ sung thông tin tài liệu | HSHT đang chờ giải trình bổ sung thông tin tài liệu của NNT | |
| Đang chờ kết quả/ý kiến của cơ quan Công an/CQNN có thẩm quyền | HSHT đang chờ kết quả/ý kiến của cơ quan Công an/CQNN có thẩm quyền | |
| Đã ban hành quyết định kiểm tra trước hoàn | HSHT đã được ban hành quyết định kiểm tra trước hoàn | |
| Đã công bố quyết định kiểm tra trước hoàn | HSHT đã công bố quyết định kiểm tra trước hoàn | |
| Đã ban hành quyết định hoặc kết luận kiểm tra trước hoàn. | HSHT đã ban hành quyết định hoặc kết luận kiểm tra trước hoàn | |
| Đã tạm dừng giải quyết hồ sơ hoàn | HSHT đã tạm dừng giải quyết hồ sơ hoàn | |
| Đã công bố Quyết định TTKT sau hoàn | HSHT đã công bố Quyết định TTKT sau hoàn | |
| Đã ban hành quyết định hoặc kết luận xử lý TTKT sau hoàn | HSHT đã ban hành quyết định hoặc kết luận xử lý TTKT sau hoàn | |
| Đã có thu hồi hoàn | HSHT đã có thu hồi hoàn |
Lưu ý: Mã trạng thái tại danh mục này được cập nhật theo yêu cầu nâng cấp ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế (nếu có).
Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ, chứng từ hoàn thuế được quy định như thế nào?
Căn cứ tại khoản 2 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 679/QĐ-TCT năm 2023 thì việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ hoàn thuế theo nguyên tắc như sau:
– Hình thức lưu trữ: Toàn bộ hồ sơ, chứng từ hoàn thuế được cập nhật, số hóa đầy đủ và lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử của CQT xuyên suốt theo mã hồ sơ hoàn thuế được cấp tại bước tiếp nhận hồ sơ.
– Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, chứng từ hoàn thuế: Bộ phận giải quyết hoàn thuế và các bộ phận chức năng liên quan có trách nhiệm cập nhật, số hóa đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin hồ sơ hoàn thuế trên ứng dụng và lưu trữ toàn bộ hồ sơ hoàn thuế theo hướng dẫn về quản lý hồ sơ thuế điện tử.
– Cục Công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế có trách nhiệm lưu trữ an toàn, đầy đủ, và đảm bảo việc chuyển đổi sang hồ sơ giấy theo đúng thể thức, kỹ thuật và định dạng theo quy định đối với các dữ liệu, thông tin hồ sơ hoàn thuế được cập nhật, số hóa trên ứng dụng công nghệ thông tin của ngành Thuế.
Kết luận
Vậy là trên đây Tam Khoa đã cung cấp cho bạn các thông tin hữu ích về điều kiện và quy trình tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế điện tử, mong là bài viết này đã có thể giúp ích được nhiều cho bạn. Nếu bạn còn có những thắc mắc nào khác thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé.
Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán và phần mềm kế toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện kết toán, lập các báo cáo tài chính và thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và nhận các ưu đãi cực khủng nhé.
