Nhiều doanh nghiệp vẫn thường gặp phải tình huống “trớ trêu” khi người bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế của người mua vì phát hiện có sai sót, khiến người mua gặp phải các rắc rối khi giải trình với cơ quan thuế. Vậy trường hợp hóa đơn bị hủy này phải xử lý như thế nào để không bị phạt và vẹn cả đôi đường? Cùng Tam Khoa tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là gì?
Trước hết, chúng ta cần nắm rõ các khái niệm về hóa đơn đầu vào và đầu ra.
Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn xuất hiện khi doanh nghiệp mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, sử dụng dịch vụ, nhằm phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh. Hóa đơn đầu vào đóng vai trò quan trọng trong quá trình ghi nhận và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Bằng cách lưu trữ và theo dõi kỹ càng các hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các khoản chi phí liên quan đến mua hàng và sử dụng dịch vụ được ghi nhận chính xác và được áp dụng đúng vào quy trình kế toán. Điều này cũng giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định thuế của doanh nghiệp.
Hóa đơn đầu bao gồm các chứng từ như hợp đồng mua bán hàng hóa, phiếu nhập kho hàng hóa mua vào, phiếu thu, biên lai ghi số tiền giao dịch với khách hàng,.. Đặc biệt, đối với hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.
Hóa đơn đầu ra là gì?
Hóa đơn đầu ra có thể hiểu là hóa đơn do bên bán phát hành và được thể hiện các nội dung: tên, số lượng mua, đơn giá, thành tiền hàng hóa/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng, đối tác. Nó chứa thông tin chi tiết về tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và thành tiền tương ứng. Hóa đơn đầu ra không chỉ đơn thuần là một tài liệu thanh toán mà còn là một công cụ quan trọng để ghi nhận và xác định giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Nó cung cấp một bằng chứng chính thức về giao dịch và là cơ sở để thực hiện quy trình kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Như vậy, hóa đơn đầu ra là hóa đơn được bên bán hàng hóa lập theo quy định của pháp luật. Còn hóa đơn đầu vào là hóa đơn được sử dụng cho bên mua hàng hóa, vật tư và thanh toán dịch vụ cho doanh nghiệp. Cùng 1 loại hóa đơn, đó có thể là hóa đơn đầu vào của người mua và là hóa đơn đầu ra của người bán.
Hóa đơn đã kê khai có được tự ý hủy không?
Từ 01/07/2022, toàn bộ các doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử; ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt chưa đủ điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng.
Theo Điều 9, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, việc hủy hóa đơn điện tử được quy định như sau:
“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”
Bên cạnh đó, tại Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về việc hủy hóa đơn như sau:
“Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.”
Tóm lại, nếu hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế nhưng xảy ra sai sót thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh không được phép hủy bỏ. Trường hợp làm trái quy định thì sẽ bị xử phạt theo hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Trường hợp nào thì được phép hủy hóa đơn?
Nếu hóa đơn đã kê khai thuế không được phép hủy vậy các trường hợp nào thì được hủy những hóa đơn có sai sót?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế thực hiện hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũ (theo những văn bản pháp luật đã hết hiệu lực) và thực hiện hủy hóa đơn đúng quy định.
Trường hợp 2: Người nộp thuế đã xuất hóa đơn và gửi cơ quan thuế nhưng phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì áp dụng hủy hóa đơn như sau: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu chưa gửi hóa đơn cho người mua thì khi phát hiện sai sót, người bán hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử sau đó sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐ ĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo cho cơ quan thuế.
Kế tiếp, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế. Cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua. Đối với những hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.
Cách xử lý, điều chỉnh hóa đơn có sai sót
Vậy hóa đơn đã phát hành và người mua đã kê khai thuế nhưng người bán phát hiện có sai sót thì phải xử lý như thế nào cho tốt?
Căn cứ khoản 2 Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn;
b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.”
Căn cứ Điều 17 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập như sau:
“1. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số (04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).
b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại Điều 16 Thông tư này.
…”
Như vậy, theo quy định thì nếu hóa đơn có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì hai bên lập văn bản ghi rõ sai sót , hủy hóa đơn cũ và bên bán lập hóa đơn mới thay thế. Anh kiểm tra lại xem có đúng là sai sót theo quy định trên hay không. Sau đó các bên tiến hành nộp hồ sơ khai thuế bổ sung.
Nên xử lý thế nào với hóa đơn bị hủy bởi người bán?
Vậy khi hóa đơn người mua đã kê khai thuế bị hủy bởi người bán thì nên xử lý như thế nào?
Trường hợp hóa đơn bị hủy do bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai
Nếu người bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai mà không thông báo cho bên mua, thì hóa đơn này sẽ được xem là hóa đơn bất hợp pháp và bên mua sẽ phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu chứng minh giao dịch có xảy ra.
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua thì không được hủy ngoại trừ trường hợp hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ đối với dịch vụ thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ.
Đồng thời, theo hướng dẫn tại Công văn 1952/CTBDU-TTHT năm 2023, trường hợp bên bán tự hủy mà không thông báo với bên mua/không có thỏa thuận giữa 02 bên thì hóa đơn trên được xem là hóa đơn bất hợp pháp.
⇒ Người mua không được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng và hạch toán vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nếu như bên mua nhận được Công văn mời lên làm việc về hóa đơn bất hợp pháp, doanh nghiệp bên mua cần chuẩn bị hồ sơ giải trình bao gồm:
- Bản điện tử/Bản in chuyển đổi của hóa đơn điện tử;
- Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng…;
- Chứng từ thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản);
- Biên bản giao nhận hàng hóa, Phiếu xuất kho, Biên bản nghiệm thu…;
- Sổ chi tiết kho hàng…
Nói chung, doanh nghiệp phải chứng minh được giao dịch là có thật, đúng quy định thì sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn mua hàng đó và tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
(Nguồn: luatvietnam)
Trường hợp hóa đơn bị hủy do bên bán hủy nhầm hóa đơn
Nếu như hóa đơn bị hủy là do bên bán hủy nhầm thì lúc này 02 bên lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã bị hủy nhầm. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ: Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm
Vì đã kê khai thuế nên nếu kê khai bổ sung mà không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
Lưu ý:
– Để tránh rắc rối, bên mua nên đăng ký cung cấp thông tin qua email về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế.
– Đồng thời, khi ký kết hợp đồng kinh tế, các công ty nên có điều khoản về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi hủy/điều chỉnh/thay thế hóa đơn.
Kết luận
Vậy trên đây, Tam Khoa đã mang đến cho bạn một bài viết chứa các nội dung hướng dẫn cách xử ký khi gặp phải trường hợp hóa đơn bị hủy bởi người bán cũng như các thông tin cần thiết khi sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp và kế toán cần biết.
Bên cạnh đó, hiện Tam Khoa chúng tôi đang cung cấp các giải pháp phần mềm hỗ trợ đọc các hóa đơn điện tử, cảnh báo các hóa đơn sai sót, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn đồng thời tự động lấy dữ liệu từ hóa đơn và tự động hạch toán. Phần mềm hỗ trợ hạch toán và kế toán của chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm đến 90% công tác nhập liệu, hạn chế khả năng xảy ra sai sót nhập liệu đến mức thấp nhất, đồng thời tự động thực hiện các nghiệp vụ kế toán, các bút toán số sách cuối kỳ, giúp bạn tiết kiệm 80% thời gian làm việc.
Hy vọng bài viết mà Tam Khoa đã tổng hợp và mang đến đã giúp ích được cho bạn, nếu còn có thắc mắc nào khác, hãy kiên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhé.
