Mỗi khi kỳ quyết toán thuế, báo cáo cuối năm đến thì kế toán và doanh nghiệp lại không khỏi đau đầu với việc kiểm tra, đối chiếu sổ sách. Những con số rối rắm và dày đặc như mê cung khiến các kế toán có thâm niên nhất cũng phải lắc đầu ngán ngẩm, vậy thì hãy cùng Tam Khoa xem ngay bài viết dưới đây để nắm thêm các mẹo giúp việc kiểm tra sổ sách kế toán không còn là điều quá khó khăn nữa nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi ngay để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay hơn nhé.
Quy trình và cách kiểm tra, đối chiếu sổ sách cơ bản
Xác định quy trình cũng như cách kiểm tra, đối chiếu sổ sách cơ bản là bước đầu tiên để giúp việc kiểm tra được chính xác cũng như nhanh và tiết kiệm thời gian hơn.
Quy trình kiểm tra sổ sách kế toán
Cách kiểm tra, đối chiếu số liệu cơ bản
- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Hóa đơn đầu ra, đầu vào, chúng từ …) so với các nghiệp vụ đã hạch toán vào Sổ sách.
- Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng.
- Kiểm tra các khoản phải trả.
- Kiểm tra số liệu giữa Tờ khai thuế và Số tài khoản 133, 333 (Thuế GTGT, TNCN) –
- Kiểm tra Quyền hóa đơn (các số hóa đơn đã sử dụng. xóa bỏ …) xem có khớp với Tờ khai và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Kiểm tra Bảng nhập xuất tồn với Số TK 156.
- Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên số cái 334 và bảng lương có khớp.
- Kiểm tra tra đối chiếu giữa số chi tiết với số tổng hợp tải khoản (số cái).
- Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải băng tổng phát sinh bên Có Tổng PS Nợ trên CĐPS bằng tổng PS Nợ trên NKC
- Tổng PS Có trên CĐPS bằng Tổng PS Có trên NKC
- Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 131,214,..
- Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ. Trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421…
- Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.
- TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng.
- TK 133, 3331 phải khớp với chi tiêu trên tờ khai thuế.
- TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho. – TK 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bố 242.
- TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211.
Những việc cần làm khi kiểm tra sổ sách kế toán
Trong quá trình kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán, cần thực hiện các công việc sau:
- Thứ nhất, cần xác minh tính hợp lệ và phù hợp của tất cả chứng từ kế toán;
- Thứ hai, đối chiếu và điều chỉnh lại các nghiệp vụ kinh tế, kế toán phát sinh trong quá khứ;
- Thứ ba, kiểm tra việc kê khai và lập báo cáo thuế VAT hàng tháng cho doanh nghiệp;
- Thứ tư, xác minh lại báo cáo quyết toán thu nhập trước đó của doanh nghiệp;
- Thứ năm, rà soát giấy tờ hồ sơ liên quan đến quyết toán thuế thu nhập cá nhân của nhân viên;
- Thứ sáu, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính của doanh nghiệp;
- Cuối cùng, kiểm tra và sửa chữa những sai sót phát hiện được.
Quá trình kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán đòi hỏi sự cẩn thận và chi tiết để đảm bảo rằng thông tin tài chính của doanh nghiệp là đáng tin cậy và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Cách kiểm tra sổ sách kế toán theo trình tự chính xác
Kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán là việc làm đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và cẩn trọng. Mỗi kế toán viên có thể sẽ có các quy trình khác nhau trong việc kiểm tra sổ sách sao cho thuận lợi nhất cho mình và đảm bảo được tính chính xác của số liệu đối chiếu cuối cùng. Dù vậy, nếu có một quy trình thống nhất và đi từ cơ bản đến nâng cao thì sẽ giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu được chính xác, an toàn và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn cho kế toán.
Dưới đây là các bước để thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo quy trình chuẩn mà Tam Khoa muốn giới thiệu đến cho bạn tham khảo.
Kiểm tra bảng cân đối phát sinh tài khoản
Trước tiên, cần kiểm tra chênh lệch quan hệ đối ứng giữa các Tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản, cụ thể như sau:
- Về tổng thể: Tổng số dư bên Nợ phải bằng tổng số dư bên Có (bao gồm cả số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ).
- Về mối quan hệ đối ứng giữa các Tài khoản: Dựa vào sổ cái các Tài khoản, kiểm tra mối quan hệ đối ứng giữa các Tài khoản liên quan.
Ví dụ:
- Tổng phát sinh bên Nợ của Tài khoản tiền gửi ngân hàng phải bằng tổng số tiền khách hàng chuyển khoản qua ngân hàng cộng với tổng phát sinh bên Nợ tiền mặt nộp vào ngân hàng và còn bao gồm Lãi tiền gửi (trừ trường hợp doanh nghiệp không có các nghiệp vụ hạch toán Nợ Tài khoản 112 đối ứng với các Tài khoản khác);
- Hoặc tổng phát sinh bên Có của Tài khoản 1311 phải bằng tổng thu tiền mặt cộng với tổng thu qua ngân hàng (trừ trường hợp có thanh toán bù trừ và các nghiệp vụ đối ứng Có với các Tài khoản khác);
- Kiểm tra mối quan hệ đối ứng giữa tổng phát sinh bên Nợ của Tài khoản 621 và tổng phát sinh bên Có của Tài khoản 152 (đối với doanh nghiệp không có nguyên vật liệu hao hụt ngoài định mức hạch toán đối ứng Tài khoản 632…);
- Kiểm tra mối quan hệ đối ứng giữa tổng phát sinh bên Có của Tài khoản 154 và tổng phát sinh bên Nợ của Tài khoản 155 (đối với doanh nghiệp sản xuất) hoặc tổng phát sinh bên Nợ của Tài khoản 632 (đối với doanh nghiệp xây dựng, dịch vụ)…
Thứ hai, trong quá trình kiểm tra sơ bộ các số dư trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản (Bảng CĐPS), chúng ta cần xác định xem từng Tài khoản đã có số dư đúng tính chất của nó hay chưa.
Ví dụ:
- Các Tài khoản tài sản (Tài khoản loại 1, loại 2) phải có số dư bên Nợ;
- Các Tài khoản Nguồn vốn (Tài khoản loại 3, loại 4) phải có số dư bên Có;
- Các Tài khoản lưỡng tính (TK 131, 138, 331, 333, 334, 338,…) có thể có số dư ở cả hai bên (Nợ và Có);
- Các Tài khoản đặc biệt (TK 139, 159, 229, 214, 521,…) là các Tài khoản điều chỉnh giảm, hạch toán ngược so với các Tài khoản cùng loại và các Tài khoản dự phòng.
Kiểm tra đúng tính chất của các Tài khoản giúp đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong hạch toán kế toán, từ đó đảm bảo sự minh bạch và tin cậy của thông tin tài chính trong doanh nghiệp.
Kiểm tra, đối chiếu chi tiết các tài khoản trên bảng phát sinh và tiến hành xử lý các sai lệch
Tiến hành kiểm tra sổ sách kế toán theo thứ tự như sau: ưu tiên kiểm tra các Tài khoản nhiều khả năng bị sai sót, sau đó kiểm tra lần lượt theo hệ thống tài khoản trên bảng CĐPS.
Cách kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán: kiểm tra dựa theo tính chất số dư từng tài khoản; đối chiếu theo quan hệ đối ứng các tài khoản có liên quan đến nhau; đối chiếu số liệu tổng hợp với số chi tiết; tiến hành xác nhận số dư với bên thứ 3 (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, Thuế,…); có thể đối chiếu với hóa đơn, chứng từ gốc để xác định tính đúng, sai của Tài khoản.
- Lưu ý trước kiểm tra:
Trước khi bắt đầu kiểm tra số liệu, cần kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ để tránh trường hợp đã nhập số liệu lên Phần mềm kế toán nhưng chưa ghi sổ chứng từ do lý do nào đó. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán được kiểm tra.
Một số hình thức kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán
Nắm vững cách kiểm tra sổ sách kế toán giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính, từ đó hỗ trợ trong việc ra quyết định kinh doanh và tuân thủ các quy định pháp luật. Dưới đây là một số hình thức kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán, từ các bước kiểm tra cơ bản đến những phương pháp chi tiết hơn.
Hình thức kiểm tra trên sổ nhật ký chung
Kế toán phải thực hiện kiểm tra và rà soát kỹ lưỡng định khoản để xác định tính chính xác của các nghiệp vụ “Nợ” và “Có”. Ngoài ra, cần xem xét lại số tiền chuyển vào hàng tháng, dựa trên số phát sinh ghi trong nhật ký chung để đảm bảo tính đúng đắn, số tiền này cần phù hợp với tổng số phát sinh trên bảng cân đối tài khoản.
Kiểm tra số liệu trên bảng cân đối tài khoản
Hạch toán kiểm tra tổng dư nợ đầu kỳ bằng tổng số dư có ở đầu kỳ, và bằng số dư cuối kỳ trước khi kết chuyển;
Tiếp theo, tính tổng phát sinh nợ trong kỳ bằng tổng phát sinh có trong kỳ, cũng như bằng Tổng phát sinh trên nhật ký chung;
Cuối cùng, tính tổng dư nợ cuối kỳ bằng Tổng dư có tại cuối kỳ.
Nguyên tắc kiểm tra là đảm bảo Tổng phát sinh bên nợ bằng Tổng phát sinh bên có, từ đó đảm bảo tính chính xác và cân đối trong số liệu kế toán.
Kiểm tra số liệu các tài khoản chi tiết
Kế toán tiến hành kiểm tra các tài khoản chi tiết như sau:
- Kiểm tra tài khoản 1111 tiền mặt
Số dư nợ đầu kỳ tại sổ cái của Tài khoản 1111 được tính dựa trên số dư nợ đầu kỳ của Tài khoản 1111 từ bảng cân đối Tài khoản phát sinh và tổng số dư nợ đầu kỳ của sổ quỹ tiền mặt.
Số phát sinh nợ có trên sổ cái Tài khoản 1111 được tính dựa trên số phát sinh nợ có của Tài khoản 1111 từ bảng cân đối phát sinh và bằng số phát sinh nợ có trên sổ quỹ tiền mặt.
Số dư nợ cuối kỳ của sổ cái Tài khoản 1111 bằng số dư nợ Tài khoản 1111 cuối kỳ tính trên bảng cân đối phát sinh và cũng bằng Số dư nợ cuối kỳ của sổ quỹ tiền mặt.
- Cách kiểm tra tài khoản TK 112 tiền gửi ngân hàng
Kiểm tra số dư nợ đầu kỳ của sổ cái Tài khoản 112 bằng Số dư nợ đầu kỳ Tài khoản 112 trên bảng cân đối phát sinh. Đồng thời, so sánh với Số dư nợ đầu kỳ của sổ tiền gửi ngân hàng và Số dư đầu kỳ trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
Kiểm tra lại số phát sinh nợ hoặc có trên sổ cái Tài khoản 112 bằng Số phát sinh Nợ/Có Tài khoản 112 trên bảng cân đối phát sinh. Tiếp theo, so sánh với Số tiền phát sinh đã rút và số tiền đã nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
Kiểm tra số dư nợ cuối kỳ của sổ cái Tài khoản 112 bằng Số dư cuối kỳ Tài khoản 112 trên bảng cân đối phát sinh. Đồng thời, so sánh với Số dư nợ cuối kỳ của sổ tiền gửi ngân hàng hoặc sao kê, cũng như Số dư cuối kỳ ở sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
- Kiểm tra sổ sách kế toán tài khoản TK 131
Kiểm tra số cái Tài khoản 131 (nhật ký bán hàng) bằng cách tính trên bảng công nợ phải thu khách hàng và kiểm tra Công nợ phải thu khách hàng của từng đối tượng. So sánh với số liệu tại cột Tài khoản 130 và 310 trên Bảng cân đối kế toán.
Tiếp theo, kiểm tra chi tiết các tài khoản 142 (Công cụ), 242 (Dụng cụ), 214 (hao mòn TSCĐ) bằng cách xem xét lại số tiền phân bổ hàng tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ, tài sản cố định và kiểm tra xem có khớp với số tiền đã phân bổ trên sổ cái Tài khoản 142, 242, 214 hay không.
- Kiểm tra đối chiếu tài khoản TK331
Thực hiện hạch toán và kiểm tra số cái Tài khoản 331 (nhật ký mua hàng) bằng cách dựa vào Bảng tổng hợp nợ phải trả và chi tiết nợ phải trả với từng đối tượng cụ thể. So sánh với số liệu tính ở cột mã Tài khoản 130 và 310 trên Bảng cân đối kế toán.
- Kiểm tra đối chiếu tài khoản TK334
Tiến hành kiểm tra đối chiếu số dư nợ đầu kỳ của sổ cái Tài khoản 334 bằng Số dư nợ đầu kỳ của sổ cái trên Tài khoản 334 và Số dư nợ đầu kỳ Tài khoản 334 trên bảng cân đối phát sinh.
Tính tổng phát sinh Có trong kỳ bằng tổng thu nhập ở Bảng lương trong kỳ (bao gồm lương tháng, phụ cấp, và tăng ca).
Trên đây là những nội dung về cách kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán giúp xác định chính xác và tiết kiệm thời gian mà Tam Khoa muốn giới thiệu đến bạn. Hy vọng bài viết này đã có thể giúp ích được nhiều cho bạn.
Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán có thể đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử đồng thời tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 click và đồng bộ số liệu sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện tính toán, kết chuyển số liệu, thực hiện các báo cáo cuối kỳ, giảm bớt 90% công tác nhập liệu, loại bỏ tối đa khả năng sai sót trong lúc nhập liệu và giúp tiết kiệm đến 80% thời gian làm việc cho kế toán.
Nếu bạn còn có thắc mắc nào khác, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé.
