Báo cáo tình hình sử dụng lao động là thủ tục mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện định kỳ 2 lần/năm. Nếu nộp chậm hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp có thể vi phạm các quy định của pháp luật và bị xử phạt. Do đó, các bạn cần nắm rõ cách thức cũng như thời hạn nộp báo cáo để thực hiện nộp kịp thời, đúng hạn. Cùng Tam Khoa tham khảo các nội dung dưới đây để biết rõ hơn nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán ngay cùng chúng tôi để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một loại báo cáo được lập theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 về báo cáo sử dụng lao động.
Đối tượng cần nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bao gồm:
- Các doanh nghiệp có sử dụng lao động, kể cả doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài.
- Các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp có sử dụng lao động.
- Các hộ kinh doanh cá thể, hợp tác xã, tổ hợp tác có sử dụng lao động.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm sẽ cung cấp cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động những thông tin về:
- Số lượng lao động của doanh nghiệp, bao gồm lao động nội bộ và lao động thuê ngoài, lao động nước ngoài.
- Tình hình tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng lao động của doanh nghiệp.
- Tình hình thực hiện các quy định về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, an toàn lao động, vệ sinh lao động, bình đẳng giới, bảo vệ người lao động của doanh nghiệp.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là khi nào?
Căn cứ Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Báo cáo sử dụng lao động
Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
- Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
- Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này
- Định kỳ 06 tháng, trước ngày 15 tháng 6 và hằng năm, trước ngày 15 tháng 12, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm báo cáo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.
Trường hợp Sở Lao động – Thương binh và Xã hội không thể báo cáo tình hình sử dụng lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.
Theo đó, thời hạn nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động là 06 tháng đầu năm (trước ngày 05/6/2023) và 06 tháng cuối năm (trước ngày 05/12/2023).
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đối người sử dụng lao động nước ngoài.
Người lao động nước ngoài sẽ có một quy định riêng biệt tại khoản 1 Điều 6 tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Đối với người lao động nước ngoài, trước ngày 05 tháng 7 và 05 tháng 1 của năm sau, thì doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải báo cáo 06 tháng đầu năm và hằng năm về tình hình sử dụng lao động là người ngoại quốc.
- Thời gian hạn chốt số liệu báo cáo 06 đầu năm sẽ được tính từ ngày 15/12 trước kỳ báo cáo đến ngày 14/6 của kỳ báo cáo mới.
- Thời gian chốt số liệu báo cáo hằng năm sẽ được tính từ ngày 15/12 trước kỳ báo cáo đến ngày 14/12 của kỳ báo cáo mới.
Doanh nghiệp không báo cáo hoặc báo cáo chậm thì sao ?
Nếu doanh nghiệp không báo cáo tình hình sử dụng lao động hoặc báo cáo chậm, khi đó, doanh nghiệp đã vi phạm và sẽ bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 đến 10.000.000 (đối với người sử dụng lao động là một các nhân) theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Ngoài ra đối với trường hợp sử dụng là một tổ chức doanh nghiệp sẽ bị xử phạt gấp đôi từ 10.000.000 đến 20.000.000 căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo 2 cách
Cách 1: Nộp báo cáo qua Cổng dịch vụ công Quốc gia
Để thực hiện báo cáo tình hình sử dụng qua cổng dịch vụ công Quốc gia, Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/
Bước 2: “Đăng nhập” tài khoản dịch vụ công của Doanh nghiệp bằng cách sử dụng thiết bị ký số USB Token. Nếu chưa có tài khoản, đơn vị/doanh nghiệp thực hiện “Đăng ký” tài khoản mới tại trang chủ của Cổng dịch vụ công quốc gia.
Lưu ý: Bạn cần tải và cài đặt công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số danh nghiệp
Bước 3: Sau khi bạn Đăng nhập cổng DVC quốc gia thành công (1) sử dụng tài khoản của doanh nghiệp. Bạn hãy chọn tại phần “thông tin và dịch vụ” (2) mục “Dịch vụ công trực tuyến”.
Bạn lựa chọn thủ tục bằng cách tìm kiếm theo tên trong thủ tục đó trên hệ thống dịch vụ công quốc gia. Cụ thể,
Tại mục tìm kiếm bạn gõ từ khóa “liên thông”(3), và mục chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” (4). Sau đó bạn nhấn chọn vào ô “Tìm kiếm” (5).
Lúc này hệ thống sẽ gửi kết quả trả về với nghiệp vụ tương ứng là “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”
Bước 4: Chọn thủ tục, click vào “Nộp trực tuyến”.
Bước 5: Thực hiện điền thông tin
Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Chọn địa điểm nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 6: Sau khi hoàn thành, click chọn “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin.
Bước 7: Hoàn tất các bước khi màn hình hiện thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”. Bấm “Thoát” để kết thúc thủ tục.
Bước 8: Nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ lên hệ thống BHXH.
Bước 9: Sau đó, cán bộ BHXH sẽ xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH.
Bước 10: Cổng dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở của dữ liệu BHXH.
Bước 11: Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định.
Lưu ý: Một số địa phương cơ quan yêu cầu doanh nghiệp trực tiếp gửi hồ sơ hoặc gửi qua email đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Do đó, bạn nên liên hệ trực tiếp với Sở để hỏi rõ vấn đề này trước khi gửi hồ sơ.
Cách 2: Nộp trực tiếp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.
Theo Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Mẫu số 01/PL1 báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức như sau:
Bước 2: Điền các thông tin vào báo cáo tình hình sử dụng lao động
1) Sở Lao động – Thương binh và Xã hội; cơ quan BHXH cấp huyện, quận nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
2) Vị trí việc làm phân loại theo:
– Cột số (8) Nhà quản lý: Bao gồm lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giữ chức vụ có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ TW tới cấp xã.
– Cột số (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Bao gồm các ngành nghề đòi hỏi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm ở trình độ đại học trở lên trong các lĩnh vực như KHKT, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh quản lý, Công nghệ TTTT.
– Cột số (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Bao gồm ngành nghề đòi hỏi kiến thức, kinh nghiệm ở trình độ bậc trung về các lĩnh vực KHKT, sức khỏe, kinh doanh, VHXH, TTTT, giáo dục, CNTT…
Bước 3: Nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, sau đó thông báo đến Cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Kết luận
Bài viết trên đây Tam Khoa đã hướng dẫn bạn cách để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, thời hạn nộp báo cáo cũng như mức xử phạt nếu nộp chậm hoặc không nộp. Hi vọng bài viết đã có thể giúp ích được nhiều cho bạn, nếu còn có thắc mắc nào khác, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé.
Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán và phần mềm kế toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện kết toán, lập các báo cáo tài chính và thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và nhận các ưu đãi cực khủng nhé.
