Giới thiệu tổng quan về phần mềm kế toán eAccounting

1.Các nghiệp vụ của eAccouting:

• Phân hệ quản lý hệ thống
• Phân hệ quản lý tiền
• Phân hệ quản lý mua hàng
• Phân hệ quản lý bán hàng
• Phân hệ quản lý kho
• Phân hệ quản lý chi phí
• Phân hệ quản lý TSCĐ
• Phân hệ quản lý CCDC
• Phân hệ bút toán & sổ sách
• Phân hệ kế toán và tiền lương

Số liệu cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ quản lý hệ thống để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành.

2. Thao tác chung khi sử dụng eAccounting      

❖ Các phím chức năng

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định và cố gắng thống nhất chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ  hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình:

• F3 – Sửa một bản ghi (khi làm việc với một danh mục), xem chứng từ khi đang xem số liệu chi tiết trong báo cáo
• F4 – Thêm một bản ghi mới
• F5 – Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh mục (khách hàng, nhà cung cấp, vật tư), xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp
• F6 – Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục
• F7 – In
• F8 – Xoá một bản ghi
• F9 – Xuất excel
• F10 – Ra khỏi chi tiết ở màn hình nhập liệu, đổi màn hình ở bảng kê
• Esc – Thoát
• Ctrl + A – Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…
• Ctrl + U – Bỏ chọn tất cả

 ❖ Quy trình vào một chứng từ mới

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá đơn bán hàng:

1. Chọn menu cần thiết, ví dụ: “Quản lý bán hàng \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”
2. Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
3. Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình bằng cách ấn phím Enter từ trên xuống dưới: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết khấu, hạn thanh toán, …
4. Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ.
5. Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút <<Mới>> và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:

• Mới : Vào chứng từ mới
• In : In chứng từ hiện thời ra máy in
• Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời
• Xoá : Xoá chứng từ hiện thời
• Tìm : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem / sửa / xoá
• Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
• Copy : Copy một chứng từ
• Đóng : Kết thúc cập nhật

❖ Lưu ý khi sửa chứng từ

Khi chứng từ đã được lưu thì việc sửa xoá chứng từ chỉ được thực hiện đối với những người có quyền sửa xoá chứng từ. Quyền này được khai báo trong phần khai báo và phân quyền cho những người sử dụng chương trình.                           

❖ Các bước thực hiện sửa, xóa một chứng từ

1. Chọn menu cần thiết, ví dụ: “Quản lý bán hàng \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho “.
   1. 1 Chương trình sẽ lọc ra các chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập.
   1. 2 Chuyển con trỏ đến nút <<Tìm>> và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật trước đó ra để sửa. Chương trình sẽ hiện lên màn hình để vào các điều kiện lọc chứng từ.
   1. 3 Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng từ có trong máy và đưa ra màn hình để xem.
   1. 4 Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá.
   1. 5 Dịch con trỏ đến nút <<Sửa>> và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau đó lưu lại.
   1. 6 Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút <<Xoá>> và ấn Enter để xoá. Chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “Bạn có chắc muốn xóa item hiện tại?”. Nếu đồng ý thì chọn “Nhận”, nếu không thì chọn “Hủy”.
   1. 7 Tiếp theo dùng các phím mũi tên qua lại hoặc vào phần <<Xem>> để xem các chứng từ khác để thực hiện các thao tác cần thiết.

     ❖ Các tiện ích khi cập nhật chứng từ

         Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng, phần mềm cung cấp một loạt các tiện ích sau:

1. Dùng các phím mũi tên qua lại để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời.
   1. 1 Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời.
   1. 2 Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,… trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng nhiều cách. Nếu ta không nhớ mã thì ta gõ ký tự “/” rồi ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu  này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng / vật tư có chứa thông qua phím F5.
   1. 3 Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,… ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục.
   1. 4 Chức năng lọc tìm chứng từ đa dạng, theo nhiều trường thông tin khác nhau.
   1. 5 Chức năng chọn khoảng thời gian nhập liệu, xem thông tin người cập nhật chứng từ, thời gian cập nhật, người sửa chứng từ sau cùng, thời gian sửa, sổ cái, sổ kho, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra…

   ❖ Các thông tin cần lưu ý khi cập nhật chứng từ        

               • Các thông tin liên quan ngày lập chứng từ và ngày hạch toán:

               Trong eAccounting chương trình cho phép lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán được ngầm định lấy  bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày hạch toán và ngày hạch toán có thể khác ngày lập chứng từ.

Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng mọi tính toán chương trình chỉ làm việc với ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉ lưu như là một thông tin chú thích thêm.

               • Về việc tự động đánh số chứng từ trong eAccounting:

         – Phần mềm cho phép đánh số chứng từ một cách tự động.

         –  Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ hiện tại cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng 1 số mong muốn. Khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số hiện tại để dùng đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.

        – Trong trường hợp số chứng từ được đánh theo tháng, quý hoặc năm thì khi vào chứng từ của tháng mới, quý mới hoặc năm mới ta sử dụng chức năng Đăng ký quyển số để thêm quyển số mới.

       • Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong eAccounting:

Trong phần mềm, khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với từng loại chứng từ trong toàn bộ thời gian theo quyển số. Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương trình sẽ cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục màn hình nhập liệu là cho phép hay không cho phép trùng số chứng từ, chương trình sẽ cho phép lưu hay không được lưu chứng từ mới nhập.

3. Các thao tác chung khi lên báo cáo

Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này:

1. Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Ví dụ: Báo cáo bán hàng. Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng.
2. Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: Bảng kê hóa đơn bán hàng.
3. Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016.
4. Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu.
5. Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc dùng phím F3 để xem chi tiết chứng từ.
6. Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo ngày hoặc mã chứng từ, … Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem.
7. Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng excel hoặc pdf thì dùng phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo vào đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu).