Nhân viên nghỉ ốm từ bao nhiêu ngày thì công ty phải báo giảm lao động? Không báo giảm có bị phạt không? Hồ sơ báo giảm gồm có những gì? Để giải đáp được các thắc mắc trên, hãy cùng Tam Khoa đi tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi ngay để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Nhân viên nghỉ ốm bao nhiêu ngày thì công ty phải báo giảm lao động?
Căn cứ theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trường hợp người lao động nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (hưu trí, bảo lưu, ốm đau, thai sản) thì người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động theo quy định.
Đồng thời, theo khoản 5 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp nhưng vẫn được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế.
“Điều 42. Quản lý đối tượng
4. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH.
5. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.”
Để không phải thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động đối với các trường hợp nghỉ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng. Mặc dù cả công ty và người lao động nghỉ ốm đều không đóng bảo hiểm nhưng người này vẫn được hưởng quyền lợi về bảo hiểm y tế khi đi khám, chữa bệnh.
Khi nào phải báo giảm lao động?
Căn cứ theo Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định như sau:
Điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội
1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
2. Hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:
a) Tờ khai điều chỉnh thông tin cá nhân;
b) Sổ bảo hiểm xã hội;
c) Bản sao giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật.
Theo đó, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
Theo nội dung hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động được quy định tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp phải báo giảm lao động trong những trường hợp sau đây:
- Người lao động chuyển đi; nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc;
- Người lao động nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (hưu trí, bảo lưu, ốm đau, thai sản);
- Người lao động nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng lao động, ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
Vậy, khi nhân viên của công ty nghỉ thuộc các trường hợp trên thì công ty phải thực hiện báo giảm với BHXH.
Thủ tục báo giảm lao động gồm những gì?
Điều 25 Luật BHXH quy định điều kiện hưởng chế độ ốm đau đối với người lao động đang tham gia BHXH là: Bị ốm đau, tai nạn mà không phải là TNLĐ phải nghỉ việc và có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền theo quy định của Bộ Y tế.
Khoản 1 Điều 100 Luật BHXH quy định hồ sơ hưởng chế độ ốm đau là Giấy ra viện đối với trường hợp điều trị nội trú, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH đối với trường hợp điều trị ngoại trú.
Thông tư số 56/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 của Bộ Y tế quy định về mẫu, thẩm quyền, hình thức cấp và hướng dẫn ghi Giấy ra viện, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH. Theo đó, trường hợp người lao động nếu bị ốm đau phải nghỉ việc và có Giấy ra viện hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH do cơ cở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp đúng theo quy định tại Thông tư số 56/2017/TT-BYT nêu trên thì người lao động được giải quyết hưởng chế độ ốm đau theo quy định của Luật BHXH.
Theo đó, hồ sơ báo giảm lao động nghỉ ốm cần có các loại giấy tờ sau:
Căn cứ theo Phiếu giao nhận hồ sơ mẫu số 600a quy định về hồ sơ báo giảm lao động nghỉ ốm đau thì bạn và người lao động cần chuẩn bị những giấy tờ như sau:
Người tham gia:
+) Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng chế độ BHXH; Biên bản hội chẩn, Phiếu hội chẩn, bệnh án hoặc sổ khám chữa bệnh (Đối với người lao động nghỉ ốm đau dài ngày) (nếu có)
Đơn vị:
+) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (mẫu D02-TS)
+) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có)
Bên cạnh đó, từ ngày 18/08/2020 người sử dụng lao động sẽ phải kê khai theo mẫu D02-LT để danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thay thế cho mẫu D02-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH.
Quy trình thực hiện báo giảm
Theo nội dung hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động đối với các trường hợp người lao động chuyển đi; nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc được quy định tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp thực hiện báo giảm lao động theo thủ tục như sau:
Bước 1. Nộp hồ sơ
Thành phần hồ sơ:
(1) Đối với người lao động:
– Trường hợp đã có mã số bảo hiểm xã hội thì cung cấp mã số bảo hiểm xã hội cho đơn vị;
– Trường hợp chưa có mã số bảo hiểm xã hội: lập Tờ khai TK1-TS.
(2) Đối với đơn vị sử dụng lao động:
Đơn vị sử dụng lao động lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan bảo hiểm xã hội:
– Lập Mẫu D02-LT;
– Lập Mẫu D01-TS.
Đơn vị sử dụng lao động lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:
– Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
– Qua Bưu chính;
– Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.
Bước 2. Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện/tỉnh nơi đang quản lý hồ sơ đóng bảo hiểm.
Bước 3. Đơn vị nhận kết quả đã giải quyết, gồm:
– Sổ bảo hiểm xã hội
– Thẻ bảo hiểm y tế
Thời hạn giải quyết: Không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Điều 102 Luật BHXH quy định về giải quyết chế độ ốm đau như sau:
Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày trở lại làm việc, người lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ người lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ quy định tại Điều 100 của Luật này nộp cho cơ quan BHXH. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định từ người sử dụng lao động, cơ quan BHXH phải giải quyết và tổ chức chi trả cho người lao động.
Kết luận
Vậy đối với trường hợp người lao động nghỉ ốm trên 14 ngày thì công ty phải thực hiện báo giảm lao động. Trong trường hợp báo giảm lao động muộn không ty sẽ không bị xử phạt, tuy nhiên công ty sẽ phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm và thẻ bảo hiểm y tế có giá trị sử dụng hết tháng đó theo quy định tại điểm 2.1 khoản 2 điều 50 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
Tam Khoa cung cấp các giải pháp phần mềm hạch toán và kế toán thông minh, giúp bạn tiết kiệm đến 90% công tác nhập liệu và 80% thời gian làm việc của kế toán nhờ các tính năng tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử, tự động hạch toán và phân bổ số liệu cuối kỳ. Giúp công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
Trên đây là các nội dung về việc bao giảm lao động nghỉ ốm mà Tam Khoa đã tổng hợp và mang đến cho bạn. Mong rằng bài viết có thể giúp ích cho bạn, nếu bạn còn có thắc mắc nào khác, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé.
