Tình huống “hàng bán bị trả lại” là tình huống thường gặp đối với kế toán và doanh nghiệp. Nó có thể xảy ra trong các giao dịch kinh doanh khi khách hàng mua hàng nhưng sau đó quyết định trả lại hàng vì một số lý do như hàng không đạt yêu cầu, không đúng mẫu mã, không phù hợp với nhu cầu, v.v. Vậy nếu gặp tình huống này thì cần phải xử lý như thế nào? Cùng Tam Khoa đi tìm hiểu các nội dung trong bài viết dưới đây ngay nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nha.
Hàng bán bị trả lại là gì?
Hàng bán bị trả lại được hiểu là các sản phẩm đã xác định tiêu thụ nhưng do vi phạm về phẩm chất, chủng loại, quy cách nên bị người mua trả lại. Do đó mà doanh thu hàng bán bị trả lại là một khoản làm giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ sẽ kết chuyển khoản doanh thu này để xác định lại doanh thu thuần thực tế trong kỳ.
Với mỗi bên mua và bán thì hàng bán bị trả lại sẽ có những cách hiểu cụ thể hơn như sau:
- Hàng bán bị trả lai được hiểu là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm hoặc thay đổi các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng. Giá trị hàng bán bị trả lại sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ báo cáo.
- Ngoài ra, đối với bên bán thì còn có các khoản làm giảm trừ doanh thu khác như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán…
- Để tiêu thụ hàng hóa trong trường hợp người mua chấp nhận, người bán có thể giảm giá bán lô hàng này.
- Nếu là Công ty có hóa đơn thì cần phải xuất hoá đơn để trả lại hàng cho bên bán (đơn giá xuất phải đúng theo đơn giá mua trên hoá đơn mua vào).
- Nếu bên mua là cá nhân thì phải có Biên bản ký kết với bên bán về số lượng, giá trị hàng bán bị trả lại theo đúng quy định.
Các nguyên nhân của việc hàng bán bị trả lại?
Thông thường có một số nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc hàng hóa đã bán bị trả lại như sau:
- Hàng không đáp ứng yêu cầu: Khách hàng mua hàng nhưng sau khi nhận sản phẩm, họ phát hiện rằng hàng không đáp ứng yêu cầu hoặc không hoàn hảo như quảng cáo.
- Sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi: Trong một số trường hợp, sản phẩm có thể bị hỏng hoặc có lỗi kỹ thuật khi khách hàng nhận được. Trong trường hợp này, khách hàng có quyền trả lại hàng và yêu cầu hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm mới.
- Sai sót trong đặt hàng: Có thể xảy ra sai sót trong việc đặt hàng, khi sản phẩm được gửi đến không như mong đợi của khách hàng. Khi đó, khách hàng có quyền trả lại hàng và yêu cầu sửa đổi đơn đặt hàng.
- Bên mua giao hàng không đúng với các thỏa thuận trong hợp đồng của 2 bên khi hàng hóa gặp những vấn đề như: Chất lượng hàng hóa không đảm bảo đủ yêu cầu, số lượng hoặc thời gian giao hàng không đúng như cam kết của 2 bên…
- Bên bán thay đổi việc mua hàng do thay đổi những kế hoạch kinh doanh của mình, khi đó bên bán sẽ phải chịu nhiều phí bồi thường cho bên mua theo các điều khoản trong hợp đồng.
Hàng bán trả lại có phải xuất hóa đơn hay không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có quy định:
“Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Như vậy khi bên mua hoàn trả hàng hóa (hàng bán trả lại) cho bên bán thì phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại.
Xử lý hóa đơn hàng bán bị trả lại như thế nào?
Căn cứ theo quy định nêu trên, sẽ có 2 trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Nếu bên mua hàng là đối tượng không có hóa đơn (người mua là cá nhân)
Bên bán cần thu hồi lại hóa đơn đã lập và 2 bên lập biên bản với nội dung ghi rõ ràng các thông tin: chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa chưa VAT, tiền VAT theo hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…, tháng…, năm…cùng lý do trả lại hàng hóa.
– Đối với trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa:
- Khi trả lại hàng hóa, hai bên phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.
– Đối với trường hợp trả lại một phần hàng hóa:
- Sau khi lập biên bản thu hồi hóa đơn ban đầu và nhận số hàng bị trả lại, bên bán thực hiện xuất hóa đơn mới cho số hàng mà thực tế người mua chấp nhận mua.
Trường hợp 2: Nếu bên mua hàng là đối tượng có thể xuất hóa đơn (người mua là tổ chức, doanh nghiệp)
– Bên bán không cần thu hồi hóa đơn đã lập, bên mua tiến hành xuất hóa đơn đối với số hàng hóa bị trả lại theo đúng đơn giá trên hóa đơn gốc. Hóa đơn cần ghi rõ nguyên nhân trả lại, ví dụ: “Hàng hóa trả lại người bán do vi phạm Hợp đồng mua bán”.
– Khi trả lại hàng, hai bên cần phải lập biên bản trả lại hàng (ghi rõ số lượng, giá trị hàng trả lại) và người mua phải viết hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền và lý do hàng trả lại.
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại
Bên bán
Hạch toán tại thời điểm bán hàng cho khách hàng
– Ghi nhận doanh thu bán hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112, 131…
. Có TK 511 – Doanh thu bán hàng chưa thuế
. Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
– Ghi nhận giá vốn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
. Có TK 155, 156… – Theo giá trị thực tế bán
Hạch toán khi hàng bán bị trả lại
Số lượng và giá trị sẽ dựa vào hóa đơn trả lại hàng của bên mua hoặc những chứng từ, biên bản liên quan.
– Ghi nhận giá vốn hàng hóa bị trả lại, ghi:
Nợ TK 155, 156 – Giá vốn khi bán hàng
. Có TK 632 – Giá vốn của hàng bị trả lại
– Ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại, ghi:
Nợ TK 5212 (Nếu doanh nghiệp áp dụng TT 200)
Nợ TK 511 (Nếu doanh nghiệp áp dụng TT 133)
Nợ TK 333 – Tiền thuế tương ứng với hàng bán bị trả lại
. Có TK 111, 112, 131 – Tổng tiền hàng bán bị trả lại bao gồm cả Thuế.
Lưu ý: Nếu trường hợp không thể tách riêng được khoản Thuế thì sẽ hạch toán toàn bộ hàng bán bị trả lại vào TK 5212 theo TT 200 hoặc 511 theo TT 133
– Khi phát sinh các chi phí liên quan trong quá trình trả hàng, ghi:
Nợ TK 641 (Nếu doanh nghiệp áp dụng TT 200)
Nợ TK 6421 (Nếu doanh nghiệp áp dụng TT 133)
Nợ TK 133 – Tiền thuế VAT được khấu trừ
. Có TK 111, 112…
Bên mua
Khi doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên thực hiện bút toán ghi nhận hàng mua về:
– Ghi tăng trị giá hàng mua:
Nợ TK 156, 152, 153, 211
Nợ TK 1331 (nếu có)
. Có TK 1111, 1121, 331
Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên ghi nhận giảm giá trị hàng:
– Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:
Nợ TK 1111, 1121, 331
. Có TK 156, 152, 153, 211
. Có TK 1331
Cách kê khai thuế đối với hàng bán bị trả lại
Tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng hoặc hóa đơn phát sinh điều chỉnh, dựa vào hóa đơn trả lại hoặc hóa đơn điều chỉnh, doanh số bán và thuế GTGT đầu ra được bên bán tiền hành kê khai điều chỉnh, doanh số mua và thuế GTGT đầu vào được bên mua tiền hành kê khai điều chỉnh như sau
- Bên bán (bên bị trả): trừ vào các chỉ tiêu hàng hóa dịch vụ bán ra theo mức thuế suất tại các chỉ tiêu [29] đến [33] tương đương với giá trị của hóa đơn trả lại
- Bên mua (bên trả lại hàng): trừ vào các chỉ tiêu mua vào tại các chỉ tiêu [23] đền [25] tương đương với giá trị của hóa đơn trả lại
Ví dụ: Ngày 25/03/2021, Công ty ABC bán 01 cái máy in cho Công ty EFY Việt Nam và xuất hóa đơn số 0000515, ký hiêu CG/18P, đơn giá 8.000.000 vnđ/cái, thuế suất GTGT 10% là 800.000 vnđ. Và hai bên đã kê khai thuế vào quý 01/2021
Nhưng đến ngày 10/04/2021 Công ty EFY Việt Nam xuất hóa đơn trả lại hàng cho Công ty ABC vì hàng lỗi không đạt chất lượng. Hóa đơn hàng bán trả lại là hóa đơn số 0000123, ký hiệu TD/17P với đơn giá 8.000.000 vnđ/ cái, thuế suất GTGT 10% là 800.000 vnđ.
Cách xử lý:
** Kê khai hóa đơn trả lại hàng vào kỳ hiện tại là quý 02/2021
– Nếu trong kỳ phát sinh 1 hóa đơn:
+ Bên bán (Công ty ABC): kê khai âm vào chỉ tiêu [32] là – 8.000.000 vnđ, chỉ tiêu [33] là – 800.000 vnđ
+ Bên mua (Công ty EFY Việt Nam): kê khai âm vào chỉ tiêu [23] là – 8.000.000 vnđ, chỉ tiêu [24], [25] là -800.000 vnđ
– Trường hợp nếu trong kỳ phát sinh nhiều hóa đơn, thì lấy tổng số liệu kê khai trừ đi giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế GTGT tương ứng với hóa đơn trả lại hàng
+ Bên bán (Công ty ABC): phát sinh thêm 02 tờ hóa đơn đầu ra với tổng giá trị là 30.000.000vnđ, thuế VAT là 3.000.000 vnđ thì:
- Tại chỉ tiêu [32]: 30.000.000 – 8.000.000 = 22.000.000 vnđ
- Tại chỉ tiêu [33]: 3.000.000 – 800.000 = 2.200.000
+ Bên mua (Công ty EFY Việt Nam): phát sinh thêm 03 tờ hóa đơn đầu vào với tổng giá trị là 40.000.000vnd, thuế VAT là 4.000.000 vnđ thì:
- Tại chỉ tiêu [23]: 40.000.000 – 8.000.000 = 32.000.000
- Tại chỉ tiêu [24]: 4.000.000 – 800.000 = 3.200.000
- Tại chỉ tiêu [25]: 4.000.000 – 800.000 = 3.200.000
Kết luận
Qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn cũng đã nắm được cách để xử lý khi gặp tình huống hàng bán bị trả lại cũng như biết cách để kê khai và hạch toán các nghiệp vụ trong tình huống này. Nếu như còn có thắc mắc nào khác, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé.
Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán và phần mềm kế toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện kết toán, lập các báo cáo tài chính và thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và nhận các ưu đãi cực khủng nhé.
