Nhiều doanh nghiệp và kế toán vẫn chưa thể phân biệt được sự khác nhau giữa hủy và tiêu hủy hóa đơn, nếu như các bạn vẫn còn băn khoăn rằng việc hủy và tiêu hủy hóa đơn có phải là một không thì hãy xem các nội dung trong bài viết dưới dây mà Tam Khoa đã tổng hợp và mang đến cho bạn nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi ngay để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Hủy và tiêu hủy hóa đơn có giống nhau không?
Căn cứ vào khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định về hủy hóa đơn như sau:
Giải thích từ ngữ
…
- Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.
…
Mặc khác, điểm a khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP lại có quy định về tiêu hủy hóa đơn như sau:
Giải thích từ ngữ
…
- Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
- a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
…
Như vậy, hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử là hai nội dung khác nhau. Hủy hóa đơn là hóa đơn vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin có thể rà soát, tra cứu được chỉ là hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nữa còn tiêu hủy hóa điện tử là hóa đơn đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập/tham chiếu thông tin được nữa.
Trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
…
Tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
- Đối với hóa đơn điện tử:
- a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
…
Như vậy, trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử bao gồm:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị sai sót chưa gửi cho người mua
– Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
– Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
– Người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT. Sau đó thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.
Trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn
Theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trường hợp tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế như sau:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
– Cơ quan Thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
Thủ tục hủy hóa đơn
Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót
Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan Thuế
Người bán thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, sau đó tiến hành ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.
Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn điện tử mới
Bước 3: Sau đó thực hiện hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Bước 4: Tiếp tục lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Bước 5: Tra cứu
Hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế thì trình tự, thủ tục hủy hóa đơn giấy như sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Nếu là hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thì không cần thành lập hội đồng tiêu hủy hóa đơn.
Bước 2: Tiến hành lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
Bước 3: Sau đó lập biên bản hủy hóa đơn.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Việc thông báo kết quả hủy hóa đơn thực hiện theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Tóm lại, thông qua bài viết trên đây, chúng ta đã có thể phân biệt hủy và tiêu hủy hóa đơn khác nhau như thế nào. Mong rằng bài viết mà Tam Khoa mang lại đã có thể giúp ích được cho bạn. Nếu bạn còn có thắc mắc nào khác, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất.
