Với ngổn ngang giấy tờ và chứng từ trong kỳ kế toán sẽ xử lí như thế nào? Kế toán cần hết sức khéo léo trong việc sắp xếp sổ sách, chứng từ kế toán để dễ theo dõi và tìm kiếm dễ dàng khi cần thiết.
Cách 1: sắp sếp theo bộ chứng từ
– Sắp sếp theo thứ tự sau:
Bộ chung:
- Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26….tất cả những gì liên quan đến khai thuế thì gộp lại.
- Hóa đơn đầu vào và ra sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế.
Mỗi hóa đơn đầu vào:
- Nếu hóa đơn < 20.000.000 mà thanh toán tiền mặt: Hóa đơn kẹp cùng phiếu chi tiền + phiếu nhập kho.
- Nếu hóa đơn > 20.000.000 mà thanh toán chuyển khoản: Hóa đơn kẹp cùng phiếu hoạch toán+ Ủy nhiệm chi phô tô
Bộ riêng:
Chứng từ ngân hàng:
- Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ.
Phiếu xuất kho:
- Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ.
Bảng phân bổ: 142,242,214
- Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh.
Cách 2: sắp sếp theo cách mỗi loại là 1 bộ, với cách này mỗi loại chứng từ sắp thành thứ tự tăng dần theo ngày tháng, năm. Mỗi loại độc lập loại kia không chung chạ
– Sắp sếp theo thứ tự sau:
- Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26….tất cả những gì liên quan đến khai thuế thì gộp lại thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4.
- Hóa đơn đầu vào: sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4.
- Hóa đơn đầu ra: sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4.
Chứng từ phiếu chi:
- Đóng gộp toàn bộ phiếu chi thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển.
Chứng từ phiếu thu:
- Đóng gộp toàn bộ phiếu thu thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển.
Chứng từ hoạch toán:
- Đóng gộp toàn bộ phiếu hoạch toán thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển.
Chứng từ ngân hàng:
- Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển.
Phiếu xuất kho:
- Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển.
Bảng phân bổ: 142,242,214
- Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh.
