Kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ vốn dĩ là hai hoạt động được thiết lập nhằm mục đích chung là giảm thiểu những rủi ro trong kinh doanh nhưng lại có cách thực hiện hoàn toàn khác nhau và hay bị nhầm lẫn với nhau. Không phải lúc nào hai hoạt động này cũng được hiểu đúng như vai trò và chức năng của nó, vậy để tìm hiểu xem giữa chúng có những điểm giống và khác nhau như thế nào thì mời các bạn cùng Tam Khoa theo dõi các nội dung trong bài viết dưới đây nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Khái niệm
Kiểm soát nội bộ
Theo COSO (Committee of Sponsoring Oganizations), kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.
Kiểm toán nội bộ
Theo “Chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán nội bộ” của Hoa Kỳ được Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ thông qua tháng 6 năm 1978: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng xác minh độc lập được thiết lập trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức, được coi là một dịch vụ đối với tổ chức đó”.
Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC: “Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một đơn vị kinh tế như là một loại dịch vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”.
Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA): “Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức. Kiểm toán nội bộ giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu trong việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm soát và giám sát”.
Như vậy, tồn tại khá nhiều quan điểm khác nhau về KTNB, song chúng không hề mâu thuẫn với nhau. Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản hơn KTNB là một bộ phận có chức năng đánh giá độc lập được doanh nghiệp thiết lập để đánh giá và kiểm tra các chức năng, hoạt động khác của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro.
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Cũng theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được cấu thành bởi năm bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát và thẩm định.
– Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố bên trong DN ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ các thành viên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB.
– Xác định và đánh giá rủi ro: Mọi DN dù hoạt động trong lĩnh vực gì, có quy mô, cấu trúc, loại hình hay có vị trí địa lý khác nhau đều có thể phải chịu sự tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài DN. Việc xác định và đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB chính là phân tích các yếu tố bên trong, các yếu tố bên ngoài DN và các rủi ro mà DN có thể gặp phải.
– Các hoạt động kiểm soát (thủ tục kiểm soát): Chính là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của DN. Các thủ tục kiểm soát gồm có:
- Thủ tục phê duyệt: Là sự cho phép một nghiệp vụ được xảy ra hoặc cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của DN. Bằng chứng của sự phê duyệt là chữ ký của người phê duyệt đúng thẩm quyền.
- Thủ tục định dạng trước: Là việc DN áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý. Đây là một thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ. Ví dụ như sử dụng chữ ký điện tử, định dạng bằng dấu vân tay…
- Thủ tục báo cáo bất thường: Tất cả các cá nhân, các bộ phận trong DN phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bát hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi, mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, trong và ngoài DN.
- Thủ tục bảo vệ tài sản: Là tất cả các hoạt động của DN nhằm giảm thiểu việc tài sản bị mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng hay bị phá hoại.
- Thủ tục sử dụng chỉ tiêu: Sử dụng các chỉ tiêu tính toán được nhằm đánh giá thực trạng hoạt động của DN. Ví dụ như: chỉ tiêu tỷ suất lợp nhuận, chỉ tiêu hàng tồn kho…
- Thủ tục bất kiêm nhiệm: Đây là việc tách biệt giữa 4 chức năng phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận nhằm đảm bảo không ai có thể thực hiện và che giấu hành vi gian lận.
- Thủ tục đối chiếu: Là việc đối chiếu cùng một số liệu từ các nguồn phát sinh khác nhau. Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ..
- Thủ tục kiểm tra và theo dõi: Đây có thể được xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát”. Có nghĩa là đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát.
– Thông tin và truyền thông: Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài. Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện được nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời
– Giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết.
Phạm vi kiểm tra, xác nhận và đánh giá, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ
Thực hiện hai chức năng cơ bản của kiểm toán nói chung, KTNB có các chức năng chính sau: chức năng kiểm tra, chức năng xác nhận và chức năng đánh giá.
Phạm vi kiểm tra, xác nhận và đánh giá của KTNB bao gồm
- Tính phù hợp, độ tin cậy và chính xác của thông tin kế toán, các thông tin tài chính có thể định lượng được thuộc tất cả các hệ thống và hoạt động của doanh nghiệp
- Sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Tính tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc, chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định của nhà nước và doanh nghiệp
- Tính hiệu quả, hiệu lực của các hoạt động kinh doanh và việc sử dụng các nguồn lực Phạm vi chức năng của kiểm toán nội bộ phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán nội bộ được vận dụng linh hoạt tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô hoạt động và đặc thù quản lý của các doanh nghiệp.
Hoạt động trên cơ sở chức năng của mình, KTNB có các nhiệm vụ sau
- Kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Kiểm tra, xác nhận chất lượng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt
- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp.
- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của DN, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của DN.
- Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực
Tựu chung lại, chúng ta có thể thấy rằng, bản chất của KTNB chính là một trong những biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro. KTNB cũng được ghi nhận với chức năng kiểm soát của DN, có mục tiêu thực hiện đánh giá tính hiệu quả và hiệu suất của hệ thống kiểm soát. Kiểm toán viên nội bộ là người thực hiện các công việc kiểm toán nội bộ một cách hiệu quả để đảm bảo cho hệ thống kiểm soát trong DN được thiết kế phù hợp và được áp dụng đúng như thiết kế (có nghĩa là hoạt động hiệu quả, giúp DN tránh được rủi ro).
Hệ thống KSNB và KTNB: Ảnh hưởng của việc nhầm lẫn khái niệm
Việc nhầm lẫn giữa hai khái niệm này dẫn tới một số ảnh hưởng đối với hoạt động của DN như:
– Thiết lập hệ thống KSNB và KTNB không khoa học và hiệu quả. Điều này dễ xảy ra do việc nhầm lẫn khái niệm sẽ dẫn đến việc không hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng hệ thống làm cho hình dung về các hệ thống này không chính xác. Việc thiết lập một hệ thống trên một cơ sở không chính xác sẽ không mang lại một hệ thống chuẩn mực.
– Các biện pháp kiểm soát, các hoạt động kiểm soát dễ bị chồng chéo do nhiệm vụ không phân định rõ ràng gây cản trở công việc của các bộ phận khác và gây tâm lý ức chế trong công việc của các nhân viên trong công ty, ảnh hưởng đến sự phát triển chung của DN do mọi hoạt động đều không hiệu quả.
– Khối lượng công việc và trách nhiệm của những nhân viên đảm nhiệm nhiệm vụ kiểm soát quá nhiều, gây quá tải, sức ép lớn dễ dẫn đến sai sót trong chính việc kiểm tra, kiểm soát.
– Nếu ban lãnh đạo DN chỉ đạo trực tiếp để đảm bảo các yêu cầu quản lý của mình được đáp ứng sẽ dẫn đến tình trạng bộ phận kiểm soát thụ động, không linh hoạt, không phát huy được năng lực của mình trong khi các nhà quản trị lại phải mất quá nhiều thời gian trong việc đánh giá, xem xét, chỉ đạo bộ phận giúp việc cho mình. Rõ ràng, đây là một sự lãng phí nhân lực và tài chính mà không đạt được hiệu quả.
So sánh giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ
Giống nhau
- Bản chất của kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ đều hướng tới quản trị rủi ro trong doanh nghiệp.
- Kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ đều là một hình thức kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp.
Khác nhau
- Kiểm soát nội bộ là công cụ để vận hành doanh nghiệp đảm bảo tính hiệu quả, tính tuân thủ pháp lý, việc này do ban giám đốc thực hiện. Kiểm toán nội bộ là công cụ để kiểm tra xem doanh nghiệp có thực hiện kiểm soát nội bộ như đã đặt ra hay không, việc này do hội đồng quản trị hoặc ban kiểm soát trực thuộc hội đồng quản trị thực hiện.
- Kiểm soát nội bộ là nói đến cả một hệ thống, trong đó bao gồm cả kiểm toán nội bộ.
- Công cụ của hệ thống kiểm toán nội bộ là các nguyên tắc, chuẩn mực, quy định, quy chế,… của doanh nghiệp đề ra theo đúng pháp luật, nhằm đạt hiệu quả kinh tế, xã hội.
- Kiểm toán nội bộ bao gồm: kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ, tùy theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà quy định chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ.
Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, vẫn còn tồn tại hai hình thức kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Để đảm bảo tính độc lập, tránh sự chồng chéo trong hoạt động, mỗi doanh nghiệp cần phải quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của hai loại hình này góp phần thúc đẩy kinh tế, ổn định và phát triển doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của kiểm toán và kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
- Thứ nhất, hạn chế và ngăn ngừa các rủi ro và thiệt hại không đáng có, giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru, minh bạch trong quá trình quản lý và điều hành;
- Thứ hai, đảm bảo tính liên tục, chính xác, và hợp lý của các thông tin tài chính, kế toán, và thống kê, đồng thời đối với các lĩnh vực như đầu tư, sản xuất và kinh doanh;
- Thứ ba, ngăn ngừa gian lận, tham nhũng, và việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp để lợi ích cá nhân;
- Thứ tư, tạo điều kiện cho các nhân viên trong doanh nghiệp tuân thủ các quyết định và quy định được đưa ra bởi ban quản trị và ban quản lý.
Kết luận
Vậy là qua bài viết trên, chắc hẳn bạn đã hiểu được sự khác nhau giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ cũng như đã phân biệt được vai trò và chức năng của hai hoạt động này trong doanh nghiệp. Mong rằng bài viết mà Tam Khoa mang lại đã có thể giúp ích được nhiều cho bạn. Nếu còn có thắc mắc nào khác, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé.
Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán và phần mềm kế toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện kết toán, lập các báo cáo tài chính và thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và nhận các ưu đãi cực khủng nhé.
