Phân hệ quản lý hệ thống bao gồm các chức năng:
- Khai báo các tham số hệ thống
- Cập nhật các số dư đầu kỳ
- Kiểm tra dữ liệu
- Quản lý và phân quyền cho người sử dụng
- Danh sách tài khoản
Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu lần lượt về các chức năng trong phân hệ quản lý hệ thống:
1.Khai báo các tham số hệ thống:
a.Danh sách các màn hình nhập liệu: dùng để quản lý, khai báo các thông tin ngầm định hoặc kiểm tra liên quan đến các màn hình cập nhật chứng từ. Thông tin về danh mục các màn hình cập nhật chứng từ.
- Mã chứng từ: quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa, được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào.
- Tên chứng từ: thông tin này đã được phần mềm khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.
- Tên tiếng Anh: thông tin này đã được phần mềm khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.
- Ngoại tệ: thể hiện đồng tiền khi hạch toán
- Số liên: trường này khai báo số liên chứng từ ngầm định được in ra khi in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có thể sửa lại số liên cần in ra khi in chứng từ.
- Mã ct in: trường này khai báo mã chứng từ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.
- STT in: thông tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các chứng từ có số thứ tự bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ có số thứ tự lớn hơn.
- Ký hiệu mẫu hđ: quy định sẵn theo mẫu hóa đơn hiện hành.
b.Danh sách ngoại tệ trong doanh nghiệp: dùng để quản lý các ngoại tệ phát sinh trong doanh nghiệp
- Mã ngoại tệ
- Tên ngoại tệ
- Tên tiếng Anh
- Cách đọc số tiếng Việt
- Cách đọc số tiếng Anh
c.Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ: dùng để quản lý tỷ giá quy đổi của từng loại ngoại tệ hàng ngày ra đồng tiền hạch toán.
- Mã ngoại tệ
- Ngày quy đổi
- Tỷ giá quy đổi
d.Danh sách mã chi nhánh: dùng để quản lý các chi nhánh hạch toán độc lập trong một doanh nghiệp (thường là các tổng công ty) có nhiều chi nhánh hạch toán.
- Mã chi nhánh
- Tên chi nhánh
- Tên tiếng anh
e.Ngày đầu năm tài chính: dùng để khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính. Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có năm tài chính bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. Tuy nhiên ngày bắt đầu của năm tài chính có thể bắt đầu bằng bất kỳ ngày nào trong năm.
f.Ngày nhập liệu đầu tiên: thường là ngày đầu năm tài chính nhưng không phải lúc nào cũng là ngày này, có thể thay đổi để hạch toán cho phù hợp.
g.Danh sách các tham số: cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.
- Thông tin công ty
- Hệ thống
- Tài khoản
- Tồn kho
- Thuế
h.Ngôn ngữ phần mềm: cho phép khai báo thêm ngôn ngữ khác theo nhu cầu của người sử dụng, có thể làm việc với nhiều ngôn ngữ Việt, Anh, Nhật,….
2.Cập nhật số dư đầu kỳ
- Cập nhật số dư đầu kỳ tài khoản
- Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ
- Cập nhật tồn kho đầu kỳ
- Cập nhật tồn kho nhập trước xuất trước
- Chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau
- Chuyển tồn kho sang năm sau
- Cập nhật số dư đầu kỳ của các hóa đơn mua hàng
- Cập nhật số dư đầu kỳ của các hóa đơn bán hàng
Phần mềm kế toán BORO eAccounting
