Phiếu xuất kho là một tài liệu chứng từ ghi nhận việc chuyển hàng hóa từ kho hàng đến địa điểm khác, thường là để bán hàng hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất. Quá trình lập phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho và đảm bảo rằng thông tin về việc xuất kho được ghi lại đúng cách. Vậy phiếu xuất kho là gì? Những nội dung cần lưu ý về phiếu xuất kho? Có những mẫu phiếu xuất kho nào? Cùng Tam Khoa tham khảo ngay bài viết này nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là loại biểu mẫu được dùng để ghi nhận các hoạt động xuất kho của từng loại công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư sản xuất, sản phẩm, hàng hóa,…từ kho hàng của doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước.
Vai trò của phiếu xuất kho là dùng để theo dõi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, từ đó làm căn cứ để có thể hạch toán được chi phí sản xuất hay tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, đồng thời đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán, trao đổi hàng hóa của doanh nghiệp. Các mẫu phiếu xuất kho thường được doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và quản lý biến động hàng hóa trong kho, từ đó điều chỉnh và kiểm soát một cách hợp lý.
Phiếu xuất kho có mấy liên?
Phiếu xuất kho cũng giống như các chứng từ hóa đơn như phiếu thu, phiếu chi. Có các loại 1 liên, 2 liên, 3 liên
- Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào số sách kế toán.
- Liên 3: Được giao cho người nhận hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Mẫu phiếu xuất kho
Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200
Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133
Thông tin cần có trên phiếu xuất kho
Trên phiếu xuất kho phải có đầy đủ nội dung là tên đơn vị, bộ phận số phiếu; thời gian lập phiếu (ngày, tháng, năm); họ tên người nhận hàng, địa chỉ liên hệ (bộ phận làm việc); lý do xuất kho; tên và địa điểm kho xuất hàng.
– Ngày tháng năm: ghi lại thời điểm ngày tháng lập phiếu.
– Số: ghi liên tục không được ghi rời nhau, và phải ghi theo đúng với số thứ tự tính từ nhỏ đến lớn.
– Họ và tên của người nhận hàng: ghi đầy đủ họ tên người nhận hàng. có thể là người trong hoặc ngoài doanh nghiệp,
– Cột A: Điền số thứ tự nguyên liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cần xuất trùng với số nguyên liệu, sản phẩm, hàng hóa trên hóa đơn.
– Cột B: Điền tên nguyên liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trùng với tên nguyên liệu, sản phẩm, hàng hóa trên hóa đơn.
– Cột C: Mã số sản phẩm có thể bỏ qua, nếu có điền như trên hóa đơn.
– Cột D: Đơn vị tính ghi như trên hóa đơn.
– Cột 1: Số lượng yêu cầu, điền theo yêu cầu của người nhận hàng.
– Cột 2: Số lượng thực tế, cột này do thủ kho điền số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc nhỏ hơn số lượng được yêu cầu).
– Cột 3: Đơn giá chưa tính thuế cho một đơn vị hàng hóa.
– Cột 4: Thành tiền, được tính bằng cách lấy đơn giá nhân với số lượng thực tế.
Dòng “Cộng”: Cộng tổng các giá trị trên phiếu xuất theo từng cột.
Dòng “Tổng số tiền (viết bằng chữ)”: Ghi bằng chữ tổng tiền tính theo cột thành tiền.
Bộ phận nào lập phiếu xuất kho
Tùy quy định của mỗi doanh nghiệp mà phiếu xuất kho sẽ do một bộ phận quản lý kho hay bộ phận xin lĩnh lập. Sau khi điền thông tin, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong sẽ chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt rồi thì hàng mới được xuất kho. Thủ kho sẽ là người điền cột 2 – số lượng thực xuất, ngày tháng năm xuất kho và cùng với người nhận hàng ký – ghi rõ họ tên vào phiếu xuất kho.
Như vậy thì tất cả thông tin trong phiếu xuất kho sẽ do cả người lập phiếu – thủ kho và kế toán cùng hoàn thành ở cột tương ứng.
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Bước 1: Người yêu cầu xuất kho thông báo cho kế toán
Bước 2: Kế toán lập phiếu xuất kho
Bước 3: Thủ kho nhận phiếu xuất kho từ kế toán và cho hàng xuất kho
Bước 4: Người yêu cầu ký phiếu xuất kho và nhận hàng
Bước 5: Thủ kho nhận lại phiếu xuất kho để ghi thẻ kho
Bước 6: Kế toán ghi thẻ kho vào sổ kế toán
Phiếu xuất kho có cần đóng dấu không?
Theo mẫu phiếu xuất kho số 02 – VT ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, số 02 – VT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, số 03/XKNB và số 04/HGĐL ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phiếu xuất kho không yêu cầu đóng dấu của đơn vị.
Thay vào đó, phiếu xuất kho phải có chữ ký và ghi rõ họ tên của các cá nhân có thẩm quyền, như người lập phiếu, người nhận, kế toán, thủ kho, giám đốc/thủ trưởng đơn vị.
Như vậy, phiếu xuất kho không buộc phải đóng dấu của đơn vị mà chỉ cần chữ ký và ghi rõ họ tên của các cá nhân có thẩm quyền liên quan đến sản phẩm, hàng hóa… được xuất từ kho.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin cần biết về phiếu xuất kho và các mẫu phiếu xuất kho phổ biến mà Tam Khoa đã mang đến cho bạn. Nếu bạn còn có thắc mắc nào khác thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé.
Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán và phần mềm kế toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện kết toán, lập các báo cáo tài chính và thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và nhận các ưu đãi cực khủng nhé.
