Tài liệu kế toán lưu trữ có bắt buộc phải là bản chính không? Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia lưu trữ như thế nào?
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Tài liệu kế toán lưu trữ có bắt buộc phải là bản chính không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán.
Tuy nhiên, trừ một số trường hợp tài liệu kế toán sau đây có thể lưu trữ là bản sao chụp:
– Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.
– Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP
– Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.
Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách được lưu trữ như thế nào?
Căn cứ theo khoản 5 Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 11. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
[…]
5. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách: Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định. Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
[…]
Theo đó, tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách được lưu trữ như sau:
– Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới;
– Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định.
– Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới.
– Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ có được tiêu huỷ không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc tiêu huỷ tài liệu kế toán như sau:
Điều 16. Tiêu hủy tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.
3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Theo đó, tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Nguồn: thuvienphapluat
♦◊♦◊♦◊♦
Tam Khoa hiện đang cung cấp giải pháp phần mềm tự động Số toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động giải toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện tính toán, lập báo cáo tài chính chính và thực hiện chuyển đổi số liệu cuối kỳ.
Hãy kết nối với chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ sử dụng thử phần mềm miễn phí, đồng thời giúp doanh nghiệp bạn đạt hiệu quả tối ưu chi phí.
Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn giải pháp kế toán hiệu quả và tiết kiệm nhất.
📲 Đường dây nóng: 028 7106 1666 – 0919.609.836
Đăng ký người dùng thử phần mềm ngay tại đây.
