Mỗi loại tài liệu như Hóa đơn, Hợp đồng lao động, Chứng từ kế toán, Hồ sơ kiểm toán,… đều có luật quy định về thời hạn lưu trữ. Hết thời hạn có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Vì vậy, các bạn kế toán nên rà soát những tài liệu trong công ty mình đã đủ hạn định chưa để tiến hành xử lý nếu không muốn tốn phí lưu trữ. Việc vi phạm thời hạn lưu trữ hóa đơn, những chứng từ kế toán đều có những quy định rõ ràng. Nếu kế toán không nắm được những quy định lưu trữ này rất dễ xảy ra tình trạng hủy bỏ hóa đơn, những tài liệu quan trọng trước thời hạn và bị xử phạt không đáng có hoặc lưu trữ quá lâu dẫn đến tốn phí lưu trữ.
1. Hóa đơn: 10 năm
“Hóa đơn” được xem là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
(Nghị định 174/2016/NĐ-CP, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014)
2. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế: 10 năm
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ sau đây thuộc diện lưu trữ 10 năm:
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)
Hình ảnh: Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán
3. Hợp đồng lao động: 5 năm
Hợp đồng lao động được lưu giữ tối đa 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng
(Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011)
4. Phiếu thu – chi, xuất nhập kho: 5 năm
Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với:
– Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
– Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(Điều 12 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)
5. Hồ sơ Tài sản cố định: 10 năm
Các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như thanh lý, nhượng bán, kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản… có thời hạn lưu trữ 10 năm
(Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)
6. Tờ khai hải quan: 5 năm
– Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 , thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.
– Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016).
(Luật số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014)
7. Hồ sơ thẩm định giá: 10 năm
Tùy hình thức lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá sẽ phải lưu trữ trong thời hạn như sau:
– 10 năm: nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy.
– Vĩnh viễn: nếu lưu trữ dạng điện tử.
(Thông tư số 323/2016/TT-BTC ngày 16/12/2016)
8. Hồ sơ xin cấp C/O: 3 năm
– Theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O là 03 năm kể từ ngày cấp.
– Việc xử lý C/O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định.
(Công văn số 4173/TCHQ-GSQL ngày 17/4/2014)
Nguồn: Luật Việt Nam
