Kể từ khi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ được ban hành. Theo đó, hóa đơn giấy sẽ chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2022, từ ngày 1/7/2022 chính thức bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Không ít doanh nghiệp vẫn còn quan ngại về độ bảo mật cũng như tính an toàn thông tin khi sử dụng hóa đơn điện tử. Cho nên trong bài viết ngày hôm nay, Tam Khoa sẽ hướng dẫn bạn một số biện pháp giúp giảm thiểu rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng như cách để đảm bảo an toàn thông tin của hóa đơn điện tử, cùng theo dõi ngay nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi ngay để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi tìm hiểu cách giảm rủi ro khi sử dụng, bạn cần phải nắm rõ khái niệm về hóa đơn điện tử cũng như cách hoạt động và tính chất của nó. Vậy hóa đơn điện tử là gì và có cách hoạt động thế nào?
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có thể hiểu hóa đơn điện tử như sau:
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, trong đó:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử gốc là gì?
Hóa đơn điện tử gốc chính là cách gọi của hóa đơn điện tử mà người bán lập ra khi phát sinh các giao dịch mua bán. Định dạng dữ liệu điện tử đang được sử dụng cho hoá đơn điện tử gốc là XML – viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language”. Định dạng này giúp hóa đơn điện tử gốc được tạo ra có thể chia sẻ giữa các hệ thống công nghệ thông tin dễ dàng. File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Bản hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý được sử dụng làm căn cứ để giao dịch, thanh toán, hạch toán, thanh tra, kiểm tra…
Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?
Định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử gốc là định dạng XML, nhưng định dạng này lại không thể đọc được bằng mắt thường mà được sử dụng để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
Do đó, để tiện cho quá trình kiểm tra, tra cứu, các kế toán sẽ thường xuất hóa đơn điện tử ra dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy. Các file PDF, HTML hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem, chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử mặc dù không có giá trị pháp lý nhưng luôn được lưu trữ giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu dễ dàng và tiện lợi hơn.
Thủ tục chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Bước 1: Liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 điều 15 nghị định 123/20220/NĐ-CP, các tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Khi liên hệ các nhà cung cấp này, phía nhà cung cấp sẽ được hỗ trợ thực hiện các thủ tục chuyển đổi hóa đơn.
Nếu còn số hóa đơn cũ chưa sử dụng hết mà DN muốn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo thông tư 78 thì sẽ được chuyển miễn phí.
Bước 2: Lập và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ giúp DN lập và nộp mẫu đăng ký hóa đơn điện tử 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Doanh nghiệp lưu ý kiểm tra lại các thông tin trên tờ khai này trước khi gửi đi.
Bước 3: Làm thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo mẫu cũ
Sau khi được Cơ quan Thuế chấp nhận mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, trong vòng 30 ngày phải làm thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử còn tồn, thủ tục như sau:
Thành lập hội đồng hủy hóa đơn (hộ kinh doanh thì không cần thực hiện bước này)
Lập biên bản kiểm kê các loại hóa đơn cần hủy.
Thực hiện hủy hóa đơn và lập biên bản hủy hóa đơn
Lập thông báo hủy hóa đơn (TB03/AC) gửi đến cơ quan thuế trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Đăng nhập vào phần mềm HTKK, Hóa đơn, tiếp tục chọn Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB03/AC)
Bước 4: Tạo mẫu hóa đơn điện tử mới và phát hành, sử dụng
Sau bước 1 và 2, doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã có thể thực hiện phát hành và xuất hóa hóa đơn điện tử như bình thường.
Trong quá trình sử dụng, để thuận tiện cho lưu trữ hoặc đáp ứng quá trình lưu thông, vận chuyển, doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử ra bản giấy, dưới dạng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Ưu điểm của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy thông thường. Dưới đây là một số ưu điểm của hóa đơn điện tử:
- Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử giảm chi phí in ấn, vận chuyển và bảo quản hóa đơn so với hóa đơn giấy thông thường
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được mã hóa và có thể được lưu trữ an toàn trên máy tính hoặc đám mây. Điều này giúp tránh tình trạng mất hóa đơn và giảm thiểu nguy cơ gian lận.
- Tiết kiệm thời gian: Hóa đơn điện tử giảm thiểu thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp
- Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Do đã làm việc thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế và số hóa đơn là số hóa đơn được cơ quan thuế cấp nên người phát hành hóa đơn không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ
- Tiện ích cao: Hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc SMS, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp
- Hỗ trợ số hóa và tự động hóa: Sử dụng hóa đơn điện tử hỗ trợ quy trình số hóa và tự động hóa hơn. Nó giúp tăng cường hiệu năng và hiệu quả về mặt quản lý và xử lý thông tin liên quan đến hóa đơn.
Những rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng hóa đơn điện tử
Mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến khi sử dụng hóa đơn điện tử:
- Rủi ro an ninh và bảo mật: Hóa đơn điện tử có thể bị đánh cắp hoặc lạm dụng bởi các hacker hoặc tin tặc. Điều này có thể dẫn đến việc tiết lộ thông tin cá nhân hoặc tài khoản của bạn.
- Rủi ro mất dữ liệu: Nếu không sao lưu hoặc lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, có thể xảy ra rủi ro mất dữ liệu. Những sự cố như mất điện, lỗi hệ thống hoặc khả năng xung đột có thể làm mất thông tin quan trọng.
- Khó phục hồi dữ liệu: So với hóa đơn giấy, việc phục hồi dữ liệu của hóa đơn điện tử có thể khó khăn hơn. Nếu không có quy trình lưu trữ và sao lưu phù hợp, có nguy cơ mất mát hoặc không thể phục hồi dữ liệu.
- Rủi ro pháp lý: Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có thể đòi hỏi tuân thủ các quy định và luật pháp địa phương về hóa đơn và quản lý tài liệu. Bạn cần phải đảm bảo rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử tuân thủ đầy đủ các quy định và nguyên tắc liên quan.
Để giảm thiểu rủi ro, bạn nên chú ý đến các biện pháp bảo mật dữ liệu và thông tin cá nhân, đảm bảo dữ liệu được sao lưu định kỳ và lưu trữ an toàn, và tuân thủ các quy định và luật pháp địa phương liên quan đến hóa đơn điện tử.
Làm thế nào để đảm bảo an toàn thông tin của hóa đơn điện tử?
Để đảm bảo an toàn thông tin của hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện các biện pháp sau:
- Mã hóa dữ liệu: Sử dụng công nghệ mã hóa để bảo vệ thông tin trên hóa đơn điện tử. Mã hóa dữ liệu giúp ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
- Chữ ký điện tử: Áp dụng chữ ký điện tử để xác thực tính xác thực và toàn vẹn của hóa đơn điện tử. Chữ ký điện tử giúp đảm bảo rằng hóa đơn không bị sửa đổi trái phép sau khi được tạo ra.
- Quản lý truy cập: Thực hiện các biện pháp bảo vệ truy cập như đăng nhập an toàn, quản lý vai trò và quyền truy cập, để chỉ cho phép những người được ủy quyền truy cập vào hóa đơn điện tử.
- Sao lưu và lưu trữ an toàn: Lưu trữ hóa đơn điện tử trong một hệ thống an toàn và có một quy trình sao lưu định kỳ. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất và có thể phục hồi khi cần thiết.
- Quản lý rủi ro: Tiến hành đánh giá và quản lý các rủi ro liên quan đến hóa đơn điện tử. Xác định các rủi ro tiềm ẩn, thiết lập các biện pháp phòng ngừa và có kế hoạch ứng phó trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Tuân thủ quy định pháp lý: Đảm bảo rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử tuân thủ đầy đủ các quy định và luật pháp địa phương liên quan đến bảo mật và quản lý dữ liệu.
Các biện pháp giúp giảm thiểu rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử
Để giảm rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện các giải pháp sau:
1. Tự kiểm tra, xác minh về giao dịch: Để đảm bảo tính chính xác và đúng quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp kiểm tra sau:
- Đối chiếu lại với hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có).
- Xác minh về hình thức giao nhận hàng hóa, địa điểm giao nhận hàng hóa.
- Kiểm tra phương tiện vận chuyển hàng hóa, chi phí vận chuyển hàng hóa.
- Xác minh chủ sở hữu hàng hóa và nguồn gốc hàng hóa trước thời điểm giao nhận hàng hóa.
- Xác minh về thanh toán, bao gồm đối tượng nộp tiền vào tài khoản để giao dịch, số lần thực hiện giao dịch, hình thức thanh toán, và chứng từ thanh toán.
- Xác minh về xuất khẩu hàng hóa, bao gồm tờ khai hải quan đã thông quan và vận đơn.
2. Kiểm tra lại thông tin hóa đơn: Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin hóa đơn theo hướng dẫn. Với hóa đơn giấy trước đây, khi tiếp nhận hóa đơn, kế toán kiểm tra lại thông tin bằng cách truy cập vào trang web của cơ quan thuế để biết về tình trạng hóa đơn đó .
3. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử giúp đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và bảo mật của hóa đơn điện tử .
Kết luận
Qua bài viết trên, chắc hẳn bạn cũng đã nắm được cách để sử dụng hóa đơn điện tử sao cho ít rủi ro và an toàn nhất với doanh nghiệp. Mong rằng bài viết mà Tam Khoa mang lại đã có thể giúp ích được nhiều cho bạn. Nếu còn có thắc mắc nào khác thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé.
Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán và phần mềm kế toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện kết toán, lập các báo cáo tài chính và thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và nhận các ưu đãi cực khủng nhé.
