Sự xuất hiện của phần mềm kế toán trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển đã khiến cho công việc kế toán không còn quá khó khăn nữa. Giờ đây, không chỉ các doanh nghiệp lớn mà cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể dễ dàng quản lý tình hình hoạt động, sản xuất và kinh doanh của mình đồng thời thực hiện các báo cáo một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, chính xác.
Vậy phần mềm kế toán là gì? Có vai trò và tác dụng gì đối với các doanh nghiệp? Vì sao nên sử dụng phần mềm kế toán?
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán được định nghĩa là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, tính toán dữ liệu và thực hiện các loại báo cáo tài chính một cách tự động theo quy tắc kế toán hiện hành thông qua chương trình máy tính hoặc hệ thống công cụ, ứng dụng trực tuyến.
Phần mềm kế toán được xây dựng và tích hợp đầy đủ các tính năng nghiệp vụ về tài chính kế toán hỗ trợ đắc lực nhân viên kế toán trong việc giải quyết các vấn đề về thu, chi, quản lý sổ sách, hạch toán, trả lương, thanh toán nợ….
Phần mềm kế toán nhập số liệu đầu vào là các chứng từ, số liệu sẽ do người dùng nhập, hoặc phần mềm tự động nhập vào từ file có sẵn, dựa vào các thủ tục, quy trình được thiết lập phần mềm kế toán sẽ xử lý và đưa ra các báo cáo một cách chính xác và hiệu quả.
Giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cập nhật chi tiết sức khỏe tài chính doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt kịp thời sức khỏe doanh nghiệp ở bất cứ đâu.
Vì sao nên sử dụng phần mềm kế toán?
Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Khi kế toán viên phải thực hiện các nghiệp vụ một cách thủ công, từng chứng từ phải được ghi chép thủ công theo từng loại sổ sách và có cách quản lý khác nhau. Không có một hệ thống quản lý chuyên nghiệp và cố định sẽ khiến việc quản lý, lưu trữ, sử dụng tốn nhiều thời gian và dễ sai sót trong quá trình nhập liệu, kiểm kê các loại chứng từ cũng như thực hiện các báo cáo.
Một trong những lợi ích lớn nhất mà phần mềm kế toán mang lại chính là giúp cho kế toán viên tiết kiệm được nhiều thời gian quản lý, tìm kiếm sổ sách, chứng từ nhưng vẫn giảm được phần lớn rủi ro sai sót so với khi sử dụng hệ thống kế toán cũ.
Đồng thời, các nghiệp vụ tài chính kế toán và hệ thống các chuẩn mực kế toán được tích hợp đầy đủ trong phần mềm, các tính năng được phân bố và sắp xếp sao cho kế toán dễ dàng tìm thấy, quản lý và thực hiện các bút toán được nhanh gọn và chính xác hơn.
Phần mềm kế toán cũng giúp doanh nghiệp giảm chi phí đi lại, in ấn chứng từ, thuê dịch vụ hỗ trợ kế toán bên ngoài hay nhân công nhập liệu. Đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc của kế toán, giúp năng suất làm việc được nâng cao gấp nhiều lần, từ đó thúc đẩy quá trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả của chủ doanh nghiệp.
Đa dạng các loại báo cáo, thống kê và sổ sách quản lý
Hệ thống các báo cáo tài chính và sổ sách thống kê được cập nhật đầy đủ theo các tiêu chuẩn và quy định mới nhất của pháp luật, đáp ứng các yêu cầu và tiêu chí khác nhau của kế toán. Được sắp xếp, lưu trữ và tích hợp trong phần mềm kế toán theo một cách có hệ thống và khoa học.
Kế toán viên có thể dễ dàng thực hiện, lập báo cáo từ số liệu nhập vào trong phần mềm đồng thời phần mềm cũng hỗ trợ người dùng kiểm tra, đối chiếu các số liệu, sẽ cảnh báo khi báo cáo có sai sót và người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên các báo cáo đó.
Dễ dàng thực hiện quyết toán thuế
Thuế là nghĩa vụ của mọi doanh nghiệp phải thực hiện đối với Nhà nước đồng thời đây cũng là yếu tố dễ biến động. Nếu các kế toán không kịp thời cập nhật các thay đổi về thuế có thể dẫn đến việc quyết toán sai từ đó nộp, báo cáo thuế sai, không kịp thời và vi phạm các quy định của pháp luật.
Phần mềm kế toán luôn đảm bảo việc cập nhật các thay đổi về thuế hiện hành, các mẫu báo cáo và tiêu chuẩn theo những thông tư, quy định mới nhất của pháp luật được thường xuyên, kịp thời và chính xác trước kỳ quyết toán thuế.
Kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế
Nhờ khả năng kết nối và truyền tải dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế có trong phần mềm kế toán. Người dùng hoàn toàn có thể xuất báo cáo và nộp trực tiếp trên phần mềm, cũng như quản lý, theo dõi sổ sách trực tiếp trên phần mềm mà không cần phải ra tận nơi để thực hiện, tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí.
Tối ưu hoá công tác quản lý
Việc quản lý sổ sách, chứng từ thủ công rất dễ bị thất lạc, mặt khác khi có kế toán nghỉ việc và phải bàn giao lại công việc cho người khác thì công tác hướng dẫn lưu trữ, bảo quản, sắp xếp sổ sách, chứng từ cũng rất mất thời gian.
Khi sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm có thể hỗ trợ công tác quản lý, sắp xếp và lưu trữ được đơn giản và an toàn hơn. Không lo bị thất lạc sổ sách đồng thời có thể ghi nhận, kiểm tra ngày tháng mà các loại chứng từ được giao, nhận hay đưa lên phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán giúp bạn lưu trữ dữ liệu lâu dài trong nhiều năm
Phần mềm kế toán có khả năng sao lưu dữ liệu theo định dạng thời gian như: ngày, tháng, năm hoặc bất kỳ khi nào bạn muốn, giúp cho dữ liệu kế toán của công ty được an toàn, cũng như dễ dàng phục hồi lại khi gặp sự cố: hư máy tính, bị virus mã hoá.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán
Bạn có thể tham khảo một số tiêu chí sau để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của mình. Vì sao nên sử dụng phần mềm kế toán?
- Chứa các tính năng phù hợp: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp của bạn đang cần.
- Tính dễ sử dụng:Các yếu tố giao diện trực quan và cách sử dụng đơn giản, dễ hiểu có thể giúp hiệu suất làm việc được tăng cường.
- Đáp ứng các yêu cầu về chuẩn mực kế toán và quy định của pháp luật:Phần mềm kế toán cần đảm bảo đáp ứng và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu, quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
- Bảo mật thông tin: Thông tin là bí mật kinh doanh và là yếu tố quan trọng cần được bảo mật đối với các doanh nghiệp. Do đó, khi lựa chọn phần mềm kế toán, các doanh nghiệp nên lưu ý đến khả năng bảo mật thông tin của phần mềm và độ uy tín của doanh nghiệp cung cấp giải pháp đó.
- Tính thích ứng với nhu cầu của doanh nghiệp:Tuỳ vào mô hình, lĩnh vực, quy mô kinh doanh của từng công ty mà nên lựa chọn loại phần mềm kế toán phù hợp để tối ưu hiệu quả và chi phí cho doanh nghiệp. Một số công ty sẽ có thêm dịch vụ hỗ trợ chỉnh sửa tính năng theo yêu cầu của khách hàng, bạn có thể yêu cầu được thêm/giảm/sửa các loại tính năng cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.
Gợi ý phần mềm kế toán hiệu quả và thích hợp với đa dạng các loại hình doanh nghiệp
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán khác nhau với giá thành khác nhau. Mỗi phần mềm về cơ bản đều có những tính năng giống nhau, chủ yếu là tính năng cần thiết để người dùng thực hiện các nghiệp vụ tài chính và kế toán.
Các phần mềm có thể khác nhau về một số tính năng bổ sung nhằm giúp cho việc sử dụng, quản lý sổ sách và nộp báo cáo cuối kỳ của người dùng được dễ dàng hơn như xuất file excel, nộp báo cáo hoặc kết chuyển lên phần mềm khác.
Phần mềm kế toán Boro eAccounting là phần mềm có thể đảm bảo cho bạn đầy đủ những tính năng cần thiết và bổ sung với chi phí vô cùng hợp lý. Đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cần có cho một giải pháp phần mềm tốt, giúp các kế toán viên tối ưu năng suất, quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian đến mức cao nhất đồng thời vẫn đảm bảo được tính chính xác, an toàn theo yêu cầu đặc thù của công việc kế toán.
Với nhiều tính năng nổi bật như tự động đọc và lấy dữ liệu từ file excel để nhập lên phần mềm; tự động thực hiện các bút toán cuối kỳ chỉ với 1 click; hỗ trợ các báo cáo, thống kê theo tiêu chuẩn kế toán, quy định mới nhất đồng thời hỗ trợ chỉnh sửa chứng từ trực tiếp trên báo cáo,… Phần mềm kế toán Boro eAccounting chắc chắn sẽ là lựa chọn và giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp của bạn, phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh hiện hành.
