Trong môi trường kinh doanh, có trường hợp doanh nghiệp nhận được hóa đơn mặc dù họ không mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ từ người gửi hóa đơn. Điều này thường xảy ra khi có sự nhầm lẫn hoặc sai sót trong quá trình xử lý thông tin tài chính. Quá trình kiểm soát chặt chẽ thông tin hóa đơn là quan trọng để tránh những hiểu lầm và đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Vậy cần xử lý như nào cho tốt khi gặp trường hợp không mua hàng nhưng vẫn bị xuất hóa đơn này? Cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Khi lập hóa đơn phải có các nội dung sau:
- Tên loại hóa đơn;
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
- Tên liên hóa đơn;
- Số thứ tự hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
- Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Lưu ý: Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.
Phân loại hóa đơn
Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
- Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Ví dụ: Doanh nghiệp A là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
- Hóa đơn khác gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
….
Cách xử lý khi không mua hàng nhưng vẫn bị xuất hóa đơn
Trường hợp doanh nghiệp không mua hàng hóa/sử dụng dịch vụ nhưng lại nhận được hóa đơn ghi mã số thuế của doanh nghiệp mình thì:
- Trước tiên, liên hệ với công ty đã xuất hóa đơn để tìm hiểu lý do;
- Không kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đối với hóa đơn này;
- Nếu nhận thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì báo cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: Cơ quan thuế quản lý, Cơ quan công an, Sở Công Thương,…
Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định, hóa đơn, chứng từ khống là hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần/toàn bộ.
Theo đó, nếu doanh nghiệp kê khai, khấu trừ thuế đối với hóa đơn này thì sẽ thuộc trường hợp sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
Dựa trên khoản 2 của Điều 4 trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP, quy định về vấn đề hóa đơn và chứng từ giả mạo, có các trường hợp mà hóa đơn hoặc chứng từ đã được tạo ra với việc ghi chính xác các thông tin và nội dung liên quan đến giao dịch kinh tế, bao gồm cả các chỉ tiêu cụ thể và các thông tin liên quan đến kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ.
Tuy nhiên, thực tế là trong các giao dịch này, việc mua bán hàng hoá hoặc dịch vụ không thực sự xảy ra, hoặc chỉ xảy ra một cách hạn chế, hoặc không xảy ra toàn bộ.
Theo quy định, nếu doanh nghiệp quyết định kê khai và khấu trừ thuế đối với hóa đơn mà thực tế không có giao dịch mua bán hàng hoá hoặc dịch vụ tương ứng, họ sẽ vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Theo Điều 28 của Nghị định 125, hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 50 triệu đồng. Hơn nữa, họ sẽ còn phải tuân thủ quy định về việc hủy bỏ hóa đơn đã sử dụng. Nói cách khác, việc kê khai thuế trên các hóa đơn không hợp lệ không chỉ có thể gây ra mất tiền đáng kể trong hình phạt mà còn đe dọa uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.
Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang của Tổng cục Thuế
Bước 1: Điền thông tin tra cứu
Tại giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế lựa chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:
- MST người bán: Nhập mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn.
- Loại hóa đơn: Lựa chọn loại hóa đơn tương ứng theo ký hiệu số (1, 2, 3, 4, 5, 6) được quy định tại Thông tư 78.
- Ký hiệu hóa đơn: Nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự theo quy định tại Thông tư 78.
- Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.
- Tổng tiền thanh toán: Nhập vào tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
- Mã captcha: Nhập lại chính xác chuỗi vào ô hiển thị.
Bước 2: Đọc kết quả tra cứu
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn bấm nút “Tìm kiếm” để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả, có 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:
- Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn.
- Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin các tổ chức, cá nhân tìm kiếm.
Nếu kết quả rơi vào trường hợp 1 thì hóa đơn cần tra cứu hợp lệ và đã được cấp mã. Ngược lại nếu kết quả tìm kiếm là trường hợp 2 thì hóa đơn tra cứu không tồn tại. Kế toán cần kiểm tra lại thông tin tra cứu xem đã chính xác hay chưa hoặc liên hệ bên bán để xác minh lại thông tin hóa đơn.
Kết luận
Trên đây là nội dung hướng dẫn xử lý trường hợp không mua hàng nhưng vẫn bị xuất hóa đơn mà Tam Khoa đã tổng hợp và mang đến cho bạn. Mong là bài viết này đã có thể giúp ích được nhiều cho bạn, nếu bạn còn có thắc mắc nào khác thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhanh nhất nhé.
Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán và phần mềm kế toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện kết toán, lập các báo cáo tài chính và thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và nhận các ưu đãi cực khủng nhé.
